Die Erfassung ist in zwei Bereiche unterteilt:

• Administration
  Als Administrator oder Mitarbeiter mit dem Recht “Personalsachbearbeiter” können über die TimeAgent-Anwendung Mitarbeiter-Stammdaten, Zeitmodelle und Pausenmodelle gepflegt. Neben der Stammdatenpflege erfolgt auch die Erfassung von Urlaubstagen, Kranktagen und Terminen (z.B. externe Schulungen) im TimeAgent. Bezogen auf die Administration von Zeitbuchungen wird der TimeAgent genutzt, um Zeiten nachzubearbeiten – beispielsweise wenn die Erfassung über Zeiterfassungsterminals erfolgt, kann über den TimeAgent eine Nachbearbeitung von Zeiten durch den Administrator oder Personalsachbearbeiter erfolgen, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Zeitbuchung vergessen hat.
• Zeiterfassung / Projektzeiterfassung
  Mitarbeiter nutzen eine App auf ihrem Computer, den WebBrowser oder ein Smartphone bzw. Tablet, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Benutzeroberfläche ermöglicht es, Arbeitszeiten schnell und einfach zu erfassen – dabei kann optional angegeben werden, ob an ein einem Projekt gearbeitet wird. Eine grundlegende Logik ist hierbei, dass die Erfassung von Kommen- und Gehen-Buchungen automatisch erfolgt. Die Software bestimmt anhand der Buchungen, ob es sich um eine Kommen- oder Gehen-Buchung handelt, indem logisch zusammenhängende Zeitpaare gebildet werden. Es ist außerdem möglich, einzelnen oder allen Mitarbeitern das Recht zu geben auf gebuchte Zeiten zum Zweck der manuellen Nachbearbeitung zuzugreifen. Dies kommt bei Vertrauensarbeitszeit zum Tragen, wo Mitarbeiter entweder ausschließlich Zeiten in der Anwendung manuell eintragen (anstatt diese zu “Stempeln”. Manche Kunden verwenden auch ein hybrides Modell bei dem Zeiten zwar an Zeiterfassungsterminals gestempelt aber dann eigenverantwortlich angepasst / ergänzt werden.