Arbeitgeber müssen Arbeitszeit erfassen

Zunaechst zur bisherigen Gesetzeslage: Das Arbeitszeitgesetz verlangt dem Wortlaut nach keine generelle Zeiterfassung. Nach Paragraf 16 Absatz 2 ArbZG mussten Arbeitgeber bislang lediglich die ueber acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen. Darueber hinaus gibt es eine Reihe spezieller Aufzeichnungspflichten: fuer Minijobber nach Paragraf 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz, fuer bestimmte Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekaempfungsgesetz, fuer den Strassentransport nach Paragraf 21a Absatz 7 ArbZG, fuer die Fleischwirtschaft nach dem GSA Fleisch, fuer bestimmte entsandte Arbeitnehmer nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und fuer bestimmte Leiharbeitnehmer nach dem Arbeitnehmerueberlassungsgesetz. Die ueberwiegende Meinung ging deshalb lange davon aus, dass es keine allgemeine Erfassungspflicht gebe. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Sichtweise grundlegend korrigiert.

Der Ausgangspunkt liegt beim Europaeischen Gerichtshof. 2019 entschied er, dass nationales Recht mit der EU-Grundrechtecharta unvereinbar ist, wenn Arbeitgeber die taegliche Arbeitszeit nicht erfassen muessen. Die Mitgliedstaaten muessen den Arbeitgebern ein objektives, verlaessliches und zugaengliches System zur Messung der Arbeitszeit vorschreiben. Aus dieser Entscheidung zogen viele den Schluss, Deutschland muesse die Vorgaben zunaechst durch ein eigenes Gesetz umsetzen. Genau das ist bis heute nicht geschehen - was die Unsicherheit ueber die geltende Rechtslage lange genaehrt hat.

Diese Luecke fuellte das Bundesarbeitsgericht mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21). Der zugrunde liegende Fall drehte sich nicht direkt um die Erfassungspflicht, sondern um die Frage, ob ein Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einfuehrung eines elektronischen Zeiterfassungssystems hat. Das Gericht verneinte dieses Initiativrecht - allerdings mit einer fuer die Praxis folgenschweren Begruendung: Ein solches Initiativrecht sei gar nicht noetig, weil Arbeitgeber bereits von Gesetzes wegen verpflichtet seien, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers einzufuehren. Diese Pflicht leitet das Gericht aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ab, ausgelegt im Licht des Europarechts. Da die Einhaltung von Hoechstarbeits- und Ruhezeiten dem Gesundheitsschutz dient, gehoere die Erfassung zu den erforderlichen Massnahmen des Arbeitsschutzes.

Aus dieser Rechtsprechung ergeben sich konkrete Pflichten fuer jeden Arbeitgeber. Erstens gilt die generelle Erfassungspflicht sofort und nicht erst nach einer gesetzlichen Neuregelung. Zweitens muss die Erfassung objektiv und verlaesslich sein und fuer jeden Arbeitnehmer einsehbar. Drittens sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschliesslich der Ueberstunden zu erfassen. Nach allgemeinem Verstaendnis gilt dies auch fuer Beginn und Ende der Ruhepausen, auch wenn das Bundesarbeitsgericht dies nicht ausdruecklich benannt hat; ein pauschaler Pausenabzug genuegt dem Anspruch an eine verlaessliche Erfassung nicht.

Bei der Form bleibt den Arbeitgebern bis zu einer gesetzlichen Regelung ein Gestaltungsspielraum. Zulaessig sind handschriftliche Aufzeichnungen ebenso wie Excel-Tabellen, klassische Stechuhren, Online-Systeme oder Apps. Digitale Loesungen muessen allerdings faelschungssicher und datenschutzkonform sein und sich moeglichst mit vorhandenen Systemen - etwa der Lohnabrechnung - verknuepfen lassen. Die Erfassung darf an die Beschaeftigten delegiert werden, der Arbeitgeber bleibt jedoch dafuer verantwortlich, dass tatsaechlich und korrekt erfasst wird, und muss dies zumindest stichprobenartig kontrollieren. Wichtig ist: Das System muss nicht nur angeboten, sondern auch genutzt werden. Eine Wahlfreiheit der Arbeitnehmer, ob sie ihre Zeit erfassen oder nicht, ist ausgeschlossen.

Fuer mitbestimmte Betriebe ist die Rollenverteilung klar geregelt. Das Ob der Erfassung ist gesetzlich vorgegeben und damit nicht mitbestimmungspflichtig - hier hat der Betriebsrat kein Initiativrecht. Das Wie der Erfassung unterliegt dagegen der Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 7 BetrVG. Wird ein elektronisches System eingesetzt, kommt die Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG hinzu, weil es sich um eine technische Einrichtung handelt, die zur Ueberwachung geeignet ist. Unternehmen sollten den Betriebsrat daher fruehzeitig einbinden.

Bei den moeglichen Folgen eines Verstosses ist zu differenzieren. Das Arbeitsschutzgesetz selbst sieht fuer einen Verstoss gegen die Erfassungspflicht aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 keine unmittelbare Sanktion vor. Die Gewerbeaufsichtsaemter koennen jedoch nach Paragraf 22 Absatz 3 Arbeitsschutzgesetz eine konkrete Anordnung erlassen und die Einrichtung eines Erfassungssystems verlangen. Ein Bussgeld droht erst dann, wenn der Arbeitgeber einer solchen Anordnung nicht oder nicht fristgerecht nachkommt. Der Weg fuehrt also ueber die behoerdliche Anordnung - die Pflicht selbst besteht aber bereits unabhaengig davon.

Auch die Vertrauensarbeitszeit, bei der die Beschaeftigten Beginn und Lage ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen, waehrend das Stundenvolumen meist vertraglich festgelegt ist, aendert daran nichts. Dieses Modell bleibt zulaessig, die Arbeitszeit muss aber dennoch vollstaendig erfasst werden. Die zwingenden Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu Hoechstarbeits- und Ruhezeiten gelten unveraendert fort.

Zur weiteren Gesetzgebung ordnet die IHK den Stand ein: Die Bundesregierung plant eine Reform des Arbeitszeitrechts. Mit Stand Juni 2026 liegt intern ein Referentenentwurf zur Aenderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Dieser sieht eine verpflichtende elektronische Zeiterfassung sowie eine begrenzte Flexibilisierung vor - etwa die Moeglichkeit, ueber Tarifvertraege eine Wochen- statt einer Tagesgrenze zu vereinbaren. Das Vorhaben befindet sich jedoch noch in der politischen Abstimmung und ist noch kein beschlossener Regierungsentwurf.

Fuer die Praxis empfiehlt die IHK ein pragmatisches Vorgehen: Unternehmen, die bisher kein Erfassungssystem nutzen, sollten kurzfristig und langfristig umsetzbare Loesungen pruefen. Bestehende Systeme sollten darauf ueberprueft werden, ob sie die genannten Anforderungen - Objektivitaet, Verlaesslichkeit, Zugaenglichkeit, Faelschungssicherheit und Datenschutz - tatsaechlich erfuellen. Wer jetzt handelt, erfuellt nicht nur die bereits bestehende Pflicht, sondern ist auch auf die absehbar strengeren Formvorgaben der geplanten Novelle vorbereitet.