Arbeitsrecht: Fehlender Hinweis zum Resturlaub bringt Arbeitnehmerin mehr als 17.000 Euro

Im Mittelpunkt steht das Arbeitsverhältnis einer Steuerfachangestellten und Bilanzbuchhalterin, die über 20 Jahre lang für denselben Arbeitgeber tätig war. Als sie das Unternehmen im Juli 2017 verließ, standen noch 76 offene Urlaubstage zu Buche. Ein solcher Rückstand entsteht nicht in einem einzigen Jahr; er hatte sich über einen längeren Zeitraum angesammelt, ohne dass die Ansprüche abgebaut oder zum Jahresende wirksam zum Verfall gebracht worden wären.

Der Arbeitgeber erkannte nach dem Ausscheiden zunächst nur einen kleinen Teil der Forderung an. Er zahlte 3.201,38 Euro brutto für 14 Urlaubstage aus und ging offenbar davon aus, dass der übrige Urlaub längst verfallen oder verjährt sei. Die Beschäftigte sah das anders und klagte auf Abgeltung der verbliebenen Tage in Geld.

Vor dem Landesarbeitsgericht Düsseldorf setzte sie sich durch. Das Gericht sprach ihr weitere 17.376,64 Euro brutto für 76 Urlaubstage zu. Der Arbeitgeber wollte das nicht hinnehmen und legte Revision zum Bundesarbeitsgericht ein. Dort scheiterte er jedoch: Mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (Aktenzeichen 9 AZR 266/20) wies das Bundesarbeitsgericht die Revision zurück und bestätigte die Verurteilung zur Nachzahlung. Für die Beschäftigte bedeutete das zusätzlich zu den bereits gezahlten rund 3.200 Euro eine weitere Summe von über 17.000 Euro.

Tragender Grund der Entscheidung ist die Verletzung der Hinweis- und Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses hatte er die Mitarbeiterin weder konkret aufgefordert, ihren Urlaub zu nehmen, noch sie klar und rechtzeitig darauf hingewiesen, dass der Urlaub andernfalls verfallen würde. Genau diese aktive Mitwirkung verlangt die Rechtsprechung aber als Voraussetzung dafür, dass gesetzlicher Urlaub überhaupt untergehen kann.

Die rechtlichen Folgen dieser Pflichtverletzung sind doppelt. Zum einen konnte der Urlaub nicht zum jeweiligen Jahresende verfallen, weil der Arbeitgeber die Beschäftigte nicht in die Lage versetzt hatte, ihn rechtzeitig zu nehmen. Zum anderen – und das ist der finanziell entscheidende Punkt – konnte der Anspruch während des bestehenden Arbeitsverhältnisses auch nicht verjähren. Nach der Rechtsprechung beginnt die dreijährige Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche nämlich regelmäßig erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt und die tatsächliche Urlaubnahme ermöglicht hat. Unterbleibt dieser Hinweis dauerhaft, läuft die Verjährung schlicht nicht an. So konnten sich die Urlaubsansprüche über viele Jahre hinweg ansammeln und blieben bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses in voller Höhe bestehen.

Der Fall ist kein Einzelphänomen, sondern Ausdruck einer gefestigten Linie. Grundlegend ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (Aktenzeichen 9 AZR 541/15), das die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs in das deutsche Recht übertragen hat. Danach trifft den Arbeitgeber die Obliegenheit, jeden Beschäftigten individuell und konkret über die Zahl der ihm noch zustehenden Urlaubstage zu informieren, ihn rechtzeitig und ausdrücklich zur Urlaubnahme aufzufordern und auf den drohenden Verfall hinzuweisen. Erst wenn der Beschäftigte den Urlaub nach ordnungsgemäßer Information aus freien Stücken nicht nimmt, kann der gesetzliche Anspruch am Ende des Bezugs- oder Übertragungszeitraums verfallen.

Zu den formalen Anforderungen stellt der Beitrag klar, was gerade nicht ausreicht. Eine allgemeine Klausel im Arbeitsvertrag, die pauschal auf den Verfall von Urlaub verweist, genügt ebenso wenig wie ein unpersönlicher Aushang am schwarzen Brett oder ein Rundschreiben ohne konkrete Angaben. Der Hinweis muss den einzelnen Beschäftigten tatsächlich erreichen und auf seine Situation zugeschnitten sein. Eine persönliche E-Mail kann die Anforderungen durchaus erfüllen, sofern sie die konkrete Zahl der offenen Tage, die klare Aufforderung zur Urlaubnahme und den Hinweis auf den drohenden Verfall enthält. Entscheidend ist dabei stets die Nachweisbarkeit: Im Streitfall muss der Arbeitgeber belegen können, dass und wann der Hinweis den Beschäftigten erreicht hat.

Für die betriebliche Praxis lassen sich aus dem Fall mehrere Lehren ziehen. Erstens sollten Arbeitgeber die Hinweispflicht nicht als lästige Formalie, sondern als wirtschaftlich bedeutsame Pflicht begreifen – die Summe von über 17.000 Euro für eine einzelne Beschäftigte zeigt die Dimension. Zweitens empfiehlt es sich, die Belegschaft nicht erst kurz vor Jahresende, sondern mehrfach im Jahresverlauf über offene Urlaubstage zu informieren, damit realistisch noch Zeit zum Abbau bleibt. Drittens ist die lückenlose Dokumentation dieser Hinweise unerlässlich, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Und viertens sollten gerade bei langjährigen Beschäftigten hohe, über Jahre gewachsene Resturlaubsbestände frühzeitig erkannt und aktiv abgebaut werden, bevor sie sich zu einer sechsstelligen Gesamtbelastung im Unternehmen auswachsen.

Zugleich macht der Fall Beschäftigten Mut, ihre Ansprüche zu prüfen. Wer das Unternehmen verlässt und über Jahre keinen oder nur einen unzureichenden Hinweis zum Urlaub erhalten hat, kann möglicherweise noch Abgeltung für längst verloren geglaubte Tage verlangen. Allerdings sind dabei tarifliche Ausschlussfristen zu beachten, die solche Ansprüche nach kurzer Zeit erlöschen lassen können, wenn sie nicht rechtzeitig schriftlich geltend gemacht werden. Für beide Seiten gilt daher: Klarheit über den exakten Reststand und eine saubere Dokumentation sind der beste Schutz vor bösen Überraschungen.