Arbeitszeit-Dokumentation: Elektronische Erfassung ab 2027 Pflicht

Vorab eine Einordnung, die der Bericht selbst betont: Die Schlagzeile klingt nach einer feststehenden Pflicht, tatsaechlich geht es aber um einen Referentenentwurf, also um eine fruehe Arbeitsfassung des Ministeriums. Sie ist weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag beraten. Fuer Personalverantwortliche heisst das: Der Inhalt zeigt die Richtung, verbindlich ist er noch nicht.

Das Bundesministerium fuer Arbeit und Soziales begruendet das Vorhaben mit dem Gesundheitsschutz der Beschaeftigten und mit dem Ziel, unbezahlte Mehrarbeit einzudaemmen. Beide Argumente ziehen sich durch den gesamten Entwurf und erklaeren, warum Erfassung und Flexibilisierung bewusst gekoppelt werden.

Herzstueck ist die Erfassungspflicht. Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer der taeglichen Arbeitszeit dokumentieren, und zwar grundsaetzlich noch am Tag der Arbeitsleistung. Eine nachtraegliche Sammelbuchung Wochen spaeter waere damit nicht mehr zulaessig. Die Dokumentation soll elektronisch erfolgen, wobei der Entwurf keine bestimmte Technik vorschreibt.

Fuer die Umstellung auf die elektronische Form sieht der Entwurf gestaffelte Uebergangsfristen vor, die sich nach der Betriebsgroesse richten. Tritt das Gesetz wie erwogen Anfang 2027 in Kraft, gilt zunaechst eine allgemeine Frist von einem Jahr. Unternehmen mit weniger als 250 Beschaeftigten erhalten zwei Jahre Zeit, Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern sogar fuenf Jahre. Betriebe mit bis zu zehn Beschaeftigten sind von der elektronischen Form komplett ausgenommen und duerfen die Arbeitszeit weiterhin in anderer Form festhalten. Unabhaengig davon muessen die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahrt werden.

Die Vertrauensarbeitszeit, bei der die Beschaeftigten ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen, soll als Modell erhalten bleiben. Entscheidend ist aber die Verantwortungsfrage: Auch wenn die eigentliche Buchung an die Mitarbeiter oder an Dritte delegiert wird, bleibt der Arbeitgeber dafuer verantwortlich, dass korrekt und vollstaendig erfasst wird. Vertrauen entbindet also nicht von der Pflicht, ein funktionierendes System bereitzustellen und dessen Einhaltung sicherzustellen.

Neben der Erfassung enthaelt der Entwurf eine vorsichtige Flexibilisierung der Arbeitszeit. Die Tarifparteien sollen kuenftig eine woechentliche statt einer taeglichen Hoechstarbeitszeit vereinbaren koennen. Die europarechtliche Obergrenze von durchschnittlich 48 Stunden pro Woche darf dabei nicht ueberschritten werden. Zugleich kann der Ausgleichszeitraum von sechs auf vier Monate verkuerzt werden, was den Spielraum fuer die Verteilung von Mehrarbeit wieder enger zieht. Wo keine tarifliche Regelung gilt, bleibt es bei der bekannten Grenze von hoechstens zehn Stunden pro Tag einschliesslich Ausgleich.

Arbeitsministerin Bas verteidigt in diesem Zusammenhang den Achtstundentag ausdruecklich. Eine Ausweitung soll nur unter strengen Bedingungen moeglich sein. Im Rahmen tariflicher Vereinbarungen koennten einzelne Arbeitstage auf bis zu 13 Stunden inklusive Pausen verlaengert werden - allerdings eben nicht pauschal, sondern nur mit begleitenden Schutzregelungen.

Als wirtschaftlichen Hintergrund fuehrt der Bericht konkrete Zahlen an. Im Jahr 2024 wurden in Deutschland rund 638 Millionen unbezahlte Ueberstunden geleistet. Das war mehr als die Haelfte der gesamten Mehrarbeit. Der rechnerische Gegenwert dieser unbezahlten Stunden liegt bei etwa 6,27 Milliarden Euro. Diese Groessenordnung untermauert das Argument des Ministeriums, dass eine verlaessliche Erfassung auch dem Schutz der Beschaeftigten vor unbezahlter Arbeit dient.

Die Kritik an dem Vorhaben ist breit. Der Arbeitgeberpraesident fordert, den Entwurf zurueckzuziehen. Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbaende haelt die Vorlage fuer eine verfehlte Reform, die notwendige Modernisierungen nicht leiste und dem Koalitionsvertrag widerspreche. Auf Arbeitnehmerseite verweist die Bildungsgewerkschaft GEW auf eine systematische Ueberlastung, etwa bei Lehrkraeften in Niedersachsen, fuer die eine verlaessliche Erfassung ueberfaelliger Mehrarbeit wichtig waere. Regionale Verbaende aeussern praktische Bedenken, ob die Vorgaben im Alltag ueberhaupt umsetzbar sind.

Der Bericht stellt die Arbeitszeitreform in den Zusammenhang eines groesseren Reformpakets im Arbeits- und Sozialrecht. Dazu gehoeren mehrere Vorhaben, die zeitgleich diskutiert werden: eine Attestpflicht bereits ab dem ersten Krankheitstag, verbunden mit dem geplanten Ende der telefonischen Krankschreibung; eine Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns auf 14,60 Euro zum Januar 2027; eine steigende Minijob-Grenze von 633 Euro; sowie die Moeglichkeit, sachgrundlose Befristungen bis Ende 2030 von zwei auf vier Jahre zu verlaengern. Erwaehnt wird zudem ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11. Juli 2026, wonach Koerperreinigung verguetungspflichtige Arbeitszeit sein kann, etwa bei starker Verschmutzung durch gesundheitsgefaehrdende Stoffe.

Zum Verfahrensstand ist der Bericht eindeutig: Die Arbeitszeitreform wurde im Koalitionsausschuss Anfang Juli 2026 zunaechst ausgeklammert und war nicht Teil der dort beschlossenen Massnahmen. Eine finale Einreichung des Gesetzentwurfs wird erst fuer den Herbst 2026 erwartet. Bis zu einer tatsaechlichen Verabschiedung bleibt die bestehende Rechtslage massgeblich. Diese ergibt sich bereits aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022, wonach Arbeitgeber schon heute verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschaeftigten zu erfassen - offen ist bislang vor allem die Frage der Form.

Fuer die Praxis folgt daraus eine klare Botschaft: Abwarten ist riskant. Da die grundsaetzliche Erfassungspflicht bereits besteht, verschafft der Entwurf vor allem Planungssicherheit darueber, wohin die Reise geht - naemlich zur taggleichen, elektronischen Dokumentation mit klaren Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten.