Aufbewahrung der Arbeitszeiterfassung – fünf Jahre (Schweiz)
17.04.2023 · Quelle: SECO
Die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung müssen in der Schweiz mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf der jeweiligen Gültigkeit der Verzeichnisse.
Nach den Vorgaben zum Arbeitsgesetz sind die Verzeichnisse und Unterlagen, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben hervorgehen, während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vollzugsbehörden die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten auch rückwirkend überprüfen können.
Die fünfjährige Frist gilt unabhängig davon, ob die Erfassung handschriftlich oder digital geführt wird. Massgebend ist, dass die Unterlagen über den gesamten Zeitraum lesbar, vollständig und auf Verlangen verfügbar bleiben.
Diese arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflicht ist von anderen gesetzlichen Fristen zu unterscheiden, etwa der zehnjährigen Aufbewahrung von Geschäftsbüchern nach Obligationenrecht. Für die Zwecke des Arbeitsgesetzes ist die Fünfjahresfrist massgeblich; sie kann sich mit anderen Pflichten überlagern.
Bei digitaler Erfassung ist auf eine zuverlässige Datensicherung zu achten. Geht ein System verloren oder werden Daten gelöscht, bevor die Frist abgelaufen ist, kann dies bei einer Kontrolle als Verstoss gegen die Aufbewahrungspflicht gewertet werden.
Gleichzeitig sind die Grundsätze des Datenschutzes zu beachten: Personendaten dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als es der Zweck erfordert. Die Fünfjahresfrist liefert hier einen klaren Rahmen, an dem sich die Löschung nach Fristablauf orientieren kann.
Redaktioneller Überblick in eigenen Worten, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die amtliche Quelle (SECO).