Aufbewahrung der Arbeitszeiterfassung – fünf Jahre (Schweiz)

Die fünfjährige Aufbewahrungsfrist ist in Art. 73 ArGV 1 verankert. Sie gilt für die Verzeichnisse und Unterlagen, aus denen die Einhaltung des Arbeitsgesetzes hervorgeht, also insbesondere für die Aufzeichnungen über Arbeits- und Ruhezeiten. Die Frist ermöglicht es den Aufsichtsbehörden, auch zurückliegende Zeiträume zu kontrollieren und über mehrere Jahre hinweg ein konsistentes Bild der Arbeitszeiten zu gewinnen.

Die Frist bemisst sich nach dem Ablauf der Gültigkeit der jeweiligen Verzeichnisse. Massgebend ist nicht der Zeitpunkt der Erstellung einer einzelnen Buchung, sondern das Ende des dokumentierten Zeitraums. Erst danach beginnt die fünfjährige Aufbewahrung zu laufen, sodass die Unterlagen praktisch über mehrere Geschäftsjahre hinweg verfügbar gehalten werden müssen.

Die arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflicht ist von der datenschutzrechtlichen Aufbewahrungsdauer zu unterscheiden. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten nicht länger als nötig bearbeitet werden. Beide Anforderungen sind in Einklang zu bringen: Solange die arbeitsrechtliche Frist läuft, besteht ein Aufbewahrungsgrund; danach sind nicht mehr benötigte Daten zu löschen oder zu anonymisieren.

Die Form der Aufbewahrung ist nicht vorgeschrieben. Zulässig sind elektronische wie physische Unterlagen, solange sie lesbar, vollständig und auf Verlangen rasch verfügbar sind. Bei digitaler Speicherung ist auf Datensicherheit, Integrität und geordnete Sicherungskopien zu achten, damit die Verzeichnisse über die gesamte Frist hinweg unverändert und nachweisbar erhalten bleiben.

Auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses endet die Aufbewahrungspflicht nicht. Die Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeitender sind weiterhin bis zum Ablauf der Frist aufzubewahren. Dies ist organisatorisch sicherzustellen, damit beim Austritt einer Person nicht versehentlich Aufzeichnungen gelöscht werden, die noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Besondere Sorgfalt ist bei einem System- oder Anbieterwechsel geboten. Die historischen Daten müssen exportiert und gesichert werden, damit keine Lücken in der Dokumentation entstehen. Wer auf eine neue Lösung migriert, sollte die Altbestände in einem lesbaren Format archivieren und deren Vollständigkeit vor der Abschaltung des alten Systems überprüfen.

Bei einer Kontrolle verlangen die Arbeitsinspektorate Einsicht in die Verzeichnisse. Können geforderte Zeiträume nicht vorgelegt werden, gilt die Dokumentationspflicht als verletzt, selbst wenn die Erfassung ursprünglich korrekt erfolgte. Eine zuverlässige, langfristige Speicherung ist deshalb ebenso wichtig wie die korrekte Ersterfassung der Arbeitszeit.

Empfehlenswert ist eine systematische Archivierung mit klaren Verantwortlichkeiten und automatischen Sicherungen. So lassen sich Datenverluste durch Hardwaredefekte oder menschliches Versagen vermeiden. Wer Aufbewahrung und spätere Löschung organisiert plant, erfüllt sowohl die arbeitsrechtliche Fünfjahresfrist als auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben zuverlässig.

Sinnvoll ist zudem ein dokumentiertes Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Es legt fest, welche Daten wie lange gespeichert werden und wann sie zu entfernen sind. Ein solches Konzept schafft Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Behörden und erleichtert den Nachweis, dass der Betrieb seine Pflichten in beiden Rechtsgebieten erfüllt.