Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitaufzeichnungen in Österreich

Nach dem Arbeitszeitgesetz sind die Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren, damit die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften auch nachträglich überprüft werden kann. Die arbeitszeitrechtliche Aufbewahrungsfrist ist vergleichsweise kurz und dient in erster Linie der behördlichen Kontrolle durch die Arbeitsinspektion.

Für die Beschäftigung von Lenkerinnen und Lenkern gelten längere Fristen, da hier zusätzliche Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten greifen. In Konstellationen mit Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt die Frist sinnvollerweise erst mit dem Ende des jeweiligen Durchrechnungszeitraums zu laufen, weil erst dann die Salden feststehen.

Über das Arbeitszeitrecht hinaus sind Arbeitszeitaufzeichnungen auch aus abgabenrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht relevant. Hier können deutlich längere Aufbewahrungspflichten gelten, etwa im Zusammenhang mit Lohnabgaben und Sozialversicherungsbeiträgen. Aus Vorsichtsgründen werden in der Praxis daher häufig längere Zeiträume gewählt.

Weil mehrere Rechtsgebiete zusammentreffen, empfiehlt sich, die jeweils längste einschlägige Frist als Orientierung zu nehmen. So lassen sich Unterlagen vermeiden, die zwar arbeitszeitrechtlich nicht mehr benötigt, abgabenrechtlich aber noch relevant wären.

Für die Organisation bedeutet das: Aufzeichnungen sollten geordnet, vollständig und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum auffindbar archiviert werden. Bei elektronischen Systemen ist auf eine dauerhaft lesbare und manipulationssichere Speicherung zu achten.