Aufbewahrungsfristen für die Zeiterfassung: Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Warum überhaupt aufbewahren? Arbeitszeitnachweise sind Beweismittel. Sie belegen gegenüber Zoll, Finanzamt, Berufsgenossenschaft und im Streitfall auch gegenüber Gerichten, dass Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen, Mindestlohn und Lohnabrechnung korrekt eingehalten wurden. Ohne aufbewahrte Aufzeichnungen trägt im arbeitsgerichtlichen Überstundenprozess häufig der Arbeitgeber das Risiko, und bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung drohen Schätzungen zu seinen Lasten.

Frist 1 – Arbeitszeitgesetz, zwei Jahre: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnungen über die werktäglich acht Stunden überschreitende Arbeitszeit und über Sonn- und Feiertagsarbeit; diese sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit der jeweiligen Aufzeichnung. Mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) und dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit geklärt – aufgezeichnet werden muss damit deutlich mehr als nur die Mehrarbeit.

Frist 2 – Mindestlohngesetz, zwei Jahre mit Sieben-Tage-Frist: Nach § 17 Abs. 1 MiLoG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren – gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Das betrifft geringfügig Beschäftigte sowie die Branchen des § 2a SchwarzArbG, darunter Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions- und Logistikgewerbe, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft.

Frist 3 – steuerliche Aufbewahrung, sechs bis zehn Jahre: Sobald Arbeitszeiten Grundlage der Lohnabrechnung werden, berührt das die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch. Das Lohnkonto ist nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Nach § 147 AO und § 257 HGB gelten für die laufende Buchführung zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte; für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre (herabgesetzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, zuvor zehn Jahre); und sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Fristbeginn richtig berechnen: Steuerliche Aufbewahrungsfristen beginnen nicht am Tag der Entstehung, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder der Brief empfangen wurde. Ein Lohnbeleg aus dem März 2026 startet seine Frist also erst am 31. Dezember 2026. Das verlängert die tatsächliche Aufbewahrung in der Praxis um bis zu ein weiteres Jahr.

Datenschutz und Löschung: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist regelmäßig § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 DSGVO. Aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung folgt eine aktive Löschpflicht: Sind alle Zwecke erfüllt und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, müssen die Daten gelöscht werden. Ein durchdachtes Löschkonzept staffelt daher nach Datenart – Rohdaten der Zeiterfassung nach zwei Jahren, lohnrelevante Auswertungen nach sechs Jahren, Buchungsbelege nach acht Jahren.

Bußgeld- und Prüfungsrisiko: Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind Ordnungswidrigkeiten – bis zu 30.000 Euro nach § 22 ArbZG und bis zu 30.000 Euro nach § 21 MiLoG. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kontrolliert die Mindestlohn-Dokumentation unangekündigt; das Finanzamt wertet fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen bei der Lohnsteuer-Außenprüfung zulasten des Betriebs.