Beginn, Ende und Dauer erfassen: die Vorgaben des § 17 MiLoG für Arbeitgeber

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) sichert in Deutschland einen flächendeckenden gesetzlichen Mindestlohn. Damit dessen Einhaltung überprüfbar bleibt, verlangt § 17 MiLoG von bestimmten Arbeitgebern, die geleistete Arbeitszeit nachvollziehbar festzuhalten. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes betroffenen Beschäftigten. Ohne diese Daten ließe sich nicht prüfen, ob der gezahlte Lohn auf jede Arbeitsstunde bezogen den Mindestlohn erreicht.

Die Aufzeichnungspflicht trifft nicht alle Betriebe gleichermaßen. Erfasst sind insbesondere geringfügig Beschäftigte, also Minijobber, mit Ausnahme von Beschäftigungsverhältnissen in Privathaushalten. Hinzu kommen Arbeitgeber aus den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen, in denen erfahrungsgemäß ein erhöhtes Risiko für Lohnunterschreitungen besteht.

Zu diesen besonders kontrollierten Branchen zählen unter anderem das Bau- und das Gaststättengewerbe, die Logistik- und Speditionsbranche, das Schaustellergewerbe, die Forstwirtschaft, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Fleischwirtschaft, das Sicherheitsgewerbe sowie weitere personenbezogen kontrollierte Sektoren. In diesen Bereichen gilt die Pflicht unabhängig von der Höhe des einzelnen Verdienstes.

Für die Form der Aufzeichnung gibt das Gesetz eine zeitliche Grenze vor: Die Angaben müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags festgehalten werden. Eine nachträgliche Sammelerfassung Wochen später genügt damit nicht. Die Aufzeichnungen sind anschließend mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Erleichterungen und Ausnahmen ergeben sich aus der Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) sowie der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung. Übersteigt das regelmäßige Monatsentgelt eine bestimmte Höhe oder werden enge Angehörige beschäftigt, kann die Aufzeichnungspflicht entfallen oder reduziert sein. Diese Schwellen sind im Einzelfall sorgfältig zu prüfen.

Die Pflicht aus § 17 MiLoG steht neben weiteren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder dem Arbeitszeitgesetz. Wer entsandte Arbeitnehmer im Inland beschäftigt, muss die Unterlagen zudem in deutscher Sprache bereithalten, damit die Kontrollbehörden sie ohne Verzögerung auswerten können.

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten und können mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden. Da die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls unangekündigt prüfen darf, ist eine durchgängige, tagesaktuelle und manipulationssichere Erfassung der einzig verlässliche Weg, um bei einer Kontrolle bestehen zu können.

Wichtig ist, dass die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG eigenständig neben anderen Pflichten steht. Sie wird nicht dadurch erfüllt, dass der Lohn nachweislich korrekt gezahlt wurde; entscheidend ist allein, ob die geleistete Arbeitszeit formgerecht und fristgemäß festgehalten worden ist. Selbst bei tadelloser Entlohnung kann ein reiner Dokumentationsmangel als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, weil dem Zoll dann die Prüfgrundlage fehlt.

In der Praxis erweist sich die handschriftliche Stundenliste oft als fehleranfällig: vergessene Eintragungen, nachträgliche Korrekturen ohne Nachvollziehbarkeit und uneinheitliche Pausenangaben fallen bei Kontrollen schnell auf. Eine systematische, digitale Erfassung, die Beginn, Ende und Dauer automatisch festhält und die Sieben-Tage-Frist von selbst einhält, senkt dieses Risiko deutlich und macht die Daten für eine Prüfung jederzeit belastbar.