Biometrische Zeiterfassung und Datenschutz (Schweiz)

Biometrische Erfassung nutzt körperliche Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesicht zur Identifikation. Nach dem revDSG gelten biometrische Daten als besonders schützenswerte Personendaten, sofern sie eine Person eindeutig identifizieren. Für ihre Bearbeitung gelten deshalb erhöhte Anforderungen, die über jene gewöhnlicher Zeitdaten hinausgehen und eine besonders sorgfältige Abwägung verlangen.

Im Vordergrund steht die Verhältnismässigkeit. Die Bearbeitung besonders schützenswerter Daten ist nur zulässig, wenn sie für den verfolgten Zweck wirklich erforderlich ist und keine milderen Mittel genügen. Da sich Arbeitszeit auch über Personalnummer, Karte, Transponder oder App erfassen lässt, ist im Einzelfall zu begründen, weshalb gerade biometrische Daten unverzichtbar sein sollen.

Die Einwilligung spielt eine wichtige Rolle. Stützt sich die Bearbeitung auf die Zustimmung der Mitarbeitenden, muss diese ausdrücklich, freiwillig und informiert erfolgen. Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit jedoch heikel, da ein Abhängigkeitsverhältnis besteht. Aus diesem Grund sollte stets eine zumutbare, nicht biometrische Alternative angeboten werden, damit die Zustimmung echt freiwillig bleibt.

Datensparsamkeit lässt sich technisch umsetzen. Häufig ist es vorzuziehen, statt des Rohbildes nur ein nicht rückrechenbares mathematisches Template zu speichern und dieses lokal auf dem Gerät oder der Karte zu halten. So wird das Risiko eines Missbrauchs der biometrischen Merkmale deutlich verringert, da keine rekonstruierbaren Rohdaten zentral abgelegt werden müssen.

Bei Bearbeitungen mit erhöhtem Risiko kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein. Sie hilft, die Risiken für die Mitarbeitenden zu bewerten und geeignete Schutzmassnahmen festzulegen. Ergibt die Abschätzung hohe Restrisiken, sind diese vor der Einführung zu adressieren oder es ist auf die biometrische Variante ganz zu verzichten und eine andere Methode zu wählen.

Auch Transparenz und Sicherheit sind zentral. Die Mitarbeitenden müssen über Art, Zweck und Umfang der Bearbeitung klar informiert werden. Die Daten sind durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen zu schützen, der Zugriff ist eng zu begrenzen, und nach Wegfall des Zwecks sind die Merkmale zuverlässig zu löschen. Sicherheitslücken bei biometrischen Daten wiegen besonders schwer.

Zu beachten ist auch die Mitwirkung der Belegschaft. Wo eine Arbeitnehmervertretung besteht, sollte die Einführung biometrischer Systeme mit ihr besprochen werden. Eine offene Information über Nutzen, Risiken und Alternativen erhöht die Akzeptanz und beugt Konflikten vor, die bei dieser sensiblen Datenkategorie schnell entstehen können.

In der Praxis ist biometrische Zeiterfassung nur dort empfehlenswert, wo ein klarer, belegbarer Bedarf besteht und Alternativen offenstehen. Wer auf Datensparsamkeit, lokale Speicherung von Templates und freiwillige Nutzung achtet, kann das rechtliche Risiko begrenzen, während eine pauschale, erzwungene Biometrie für die gesamte Belegschaft regelmässig unverhältnismässig ist.

Vor der Einführung lohnt sich eine sorgfältige Prüfung, ob der angestrebte Zweck nicht auch mit weniger eingriffsintensiven Mitteln erreichbar ist. Häufig genügen Karten- oder App-basierte Verfahren vollständig. Die biometrische Erfassung sollte die Ausnahme bleiben und nur dort zum Einsatz kommen, wo sie nachweislich notwendig und verhältnismässig ist.