Datenschutz im Arbeitsrecht: Darf meine Chefin meine Mails weiterleiten?

Im Arbeitsalltag werden E-Mails häufig mit einer kurzen Bemerkung an Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet, damit diese eine Sache übernehmen – meist, ohne dass man darüber nachdenkt, ob das zulässig ist. Grundsätzlich ist eine Weiterleitung erlaubt, wenn sie für die Arbeit notwendig ist oder wenn die absendende Person damit einverstanden ist. Diese beiden Rechtfertigungen decken den grössten Teil der alltäglichen Weiterleitungen ab.

Eine klare Grenze besteht jedoch bei vertraulichen Personendaten. Enthält eine Nachricht besonders schützenswerte Informationen, etwa Angaben zur Gesundheit, und hat die betroffene Person der Weitergabe nicht zugestimmt, so ist die Weiterleitung nicht zulässig. Sie würde die Persönlichkeitsrechte dieser Person verletzen. Wer solche Inhalte weiterreicht, sollte deshalb vorab das Einverständnis einholen oder die sensiblen Teile entfernen.

Beim Zugriff des Arbeitgebers auf die Mailkonten der Mitarbeitenden ist zwischen geschäftlicher und privater Korrespondenz zu unterscheiden. Geschäftliche E-Mails darf der Arbeitgeber grundsätzlich lesen, da sie die betrieblichen Belange betreffen. Private E-Mails hingegen gelten datenschutzrechtlich als besonders sensibel; ihr Inhalt darf ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nicht eingesehen werden.

Für die Praxis wichtig ist die Kennzeichnung: Ist eine Nachricht nicht eindeutig als privat markiert, darf der Arbeitgeber beim Öffnen davon ausgehen, dass sie geschäftliche Angelegenheiten betrifft. Daraus folgt umgekehrt, dass Mitarbeitende private Nachrichten klar als solche kennzeichnen sollten, wenn sie deren Vertraulichkeit wahren wollen. Unternehmen wiederum tun gut daran, in einem Reglement festzuhalten, ob und in welchem Umfang die private Nutzung des geschäftlichen Postfachs erlaubt ist.

Ein heikler Fall ist die längere Abwesenheit, etwa wegen Krankheit, Unfall oder Ferien. Hier darf der Arbeitgeber die geschäftlichen E-Mails der abwesenden Person mit deren Einwilligung lesen und bearbeiten, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte empfiehlt dafür das Vier-Augen-Prinzip: Die Nachrichten werden entweder im Beisein der betroffenen Person oder einer Vertrauensperson gesichtet und sortiert. So lässt sich sicherstellen, dass keine privaten Inhalte unbefugt eingesehen werden.

Besondere Sorgfalt verlangt der Austritt aus dem Unternehmen. Vor dem Weggang müssen Mitarbeitende die Gelegenheit erhalten, ihre privaten Daten vom Server des Arbeitgebers zu löschen. Nach dem Austritt ist das Mailkonto zu sperren und anschliessend zu löschen. Unzulässig ist es, die eingehenden Nachrichten einer ausgeschiedenen Person dauerhaft an das Postfach der oder des Vorgesetzten umzuleiten. Eine solche Umleitung verstösst gegen das Datenschutzrecht und verletzt die Persönlichkeitsrechte, weil Dritte, die der ausgeschiedenen Person schreiben, nicht damit rechnen müssen, dass ihre Nachrichten von einer anderen Person gelesen werden. Üblich und zulässig ist stattdessen eine automatische Antwort, die auf die neue Zuständigkeit und eine alternative Kontaktadresse hinweist.

Insgesamt zeigt sich: Der Umgang mit E-Mails im Arbeitsverhältnis ist kein rein technisches Thema, sondern eine Frage des Persönlichkeitsschutzes. Arbeitgebende müssen jeweils prüfen, ob ein Zugriff oder eine Weiterleitung für den Betrieb wirklich nötig und verhältnismässig ist – und ob besonders schützenswerte Daten im Spiel sind. Klare interne Regeln, transparente Information und technische Vorkehrungen wie Berechtigungen und Löschkonzepte helfen, Konflikte und Rechtsverletzungen zu vermeiden.