eAU ab 2026: Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen müssen

Hinter der eAU steht die Idee, Medienbrüche zu vermeiden. Früher musste ein Papierdokument den Weg von der Arztpraxis über die versicherte Person bis zum Arbeitgeber finden, mit allen Risiken von Verlust und Verzögerung. Nun wird die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit digital bereitgestellt, und die Beteiligten greifen auf die jeweils für sie bestimmten Daten zu.

Für den Betrieb ändert sich damit die Rolle vom passiven Empfänger zum aktiven Abrufer. Während früher die Bescheinigung im Posteingang lag, muss der Arbeitgeber die Daten heute gezielt anfragen. Das verlangt einen klaren internen Prozess, der regelt, wer zuständig ist, zu welchem Zeitpunkt abgerufen wird und wie die Information weiterverarbeitet wird.

Die Beschäftigten bleiben dennoch in der Pflicht. Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit ist nicht durch die eAU ersetzt worden. Wer krank wird, muss den Arbeitgeber unverzüglich informieren und auch die voraussichtliche Dauer mitteilen. Diese Erstmeldung ist wichtig, weil sie dem Betrieb signalisiert, dass und ab wann eine Bescheinigung abzurufen ist.

Ein praktisches Thema ist der richtige Zeitpunkt des Abrufs. Die Daten stehen nicht immer sofort bereit, sondern erst, wenn sie verarbeitet wurden. Betriebe sollten daher einplanen, dass ein einzelner Abruf manchmal ins Leere läuft und wiederholt werden muss. Ein durchdachter Ablauf sieht solche Wiederholungen vor, damit am Ende jede Fehlzeit belegt ist.

Auch die Dauer einer Erkrankung verdient Beachtung. Verlängert sich eine Arbeitsunfähigkeit, entsteht in der Regel eine neue Bescheinigung, die ebenfalls abzurufen ist. Wer hier nur die erste Meldung erfasst, riskiert Lücken in der Dokumentation. Eine gute Organisation behält offene Fälle im Blick und stößt Folgeabrufe rechtzeitig an.

Nicht alle Konstellationen laufen vollständig digital. Für bestimmte Personengruppen oder Sonderfälle kann weiterhin ein Nachweis auf anderem Weg erforderlich sein. Arbeitgeber sollten daher klären, für welche Beschäftigten der elektronische Abruf greift und in welchen Fällen ergänzende Schritte nötig sind, damit niemand zwischen den Stühlen landet.

Datenschutz spielt auch hier eine Rolle. Die abgerufenen Informationen sind sensibel und sollten nur den Personen zugänglich sein, die sie für ihre Aufgabe wirklich benötigen. Eine klare Zugriffsregelung und eine sichere Ablage gehören deshalb zu einem verantwortungsvollen Umgang mit den eAU-Daten.

Die Verbindung zur Lohnabrechnung ist ein weiterer Kernpunkt. Fehlzeiten beeinflussen die Entgeltfortzahlung und müssen korrekt erfasst werden. Wenn die abgerufenen Daten zuverlässig in die Abrechnung einfließen, lassen sich Fehler und nachträgliche Korrekturen vermeiden. Eine durchgängige Datenkette von der Meldung bis zur Abrechnung zahlt sich aus.

Aus organisatorischer Sicht profitieren Betriebe von einer engen Verzahnung der Schritte. Idealerweise löst die Krankmeldung der Beschäftigten unmittelbar einen strukturierten Ablauf aus: Der Fall wird erfasst, der Abruf eingeplant, das Ergebnis im Kalendarium dokumentiert und an die Abrechnung übergeben. So entsteht ein verlässlicher Kreislauf ohne manuelle Lücken.

Für kleinere Betriebe ohne große Personalabteilung ist Standardisierung der Schlüssel. Eine einfache, schriftlich festgehaltene Vorgehensweise sorgt dafür, dass auch bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Person nichts liegen bleibt. Klar definierte Verantwortlichkeiten verhindern, dass Bescheinigungen vergessen oder zu spät abgerufen werden.

Insgesamt bringt die eAU spürbare Vorteile, wenn die Abläufe sitzen: weniger Papier, weniger verlorene Nachweise und eine schnellere Verfügbarkeit der Informationen. Voraussetzung ist, dass Arbeitgeber den Wechsel vom passiven Empfangen zum aktiven, gut getakteten Abrufen vollziehen und die Daten konsequent in ihre bestehenden Prozesse einbetten.

Wer diesen Wandel als Anlass nimmt, seine Fehlzeitenverwaltung insgesamt zu ordnen, gewinnt doppelt: Die digitale Krankmeldung wird zuverlässig verarbeitet, und gleichzeitig entsteht ein transparenter Überblick über Abwesenheiten, der die Planung im Betrieb erleichtert.