eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AOK-Arbeitgeberservice)

Im Kern verlagert die eAU die Verantwortung für die Übermittlung des Nachweises weg von der erkrankten Person hin zu einem digitalen Datenaustausch zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber. Die Praxis übermittelt die Daten zur festgestellten Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Der Betrieb fragt diese Information anschließend gezielt ab und übernimmt sie in seine Lohn- und Personalprozesse. Der frühere Weg über einen physischen Beleg, der verloren gehen oder verspätet eingereicht werden konnte, entfällt damit weitgehend.

Wichtig bleibt die Mitteilungspflicht der Beschäftigten. Wer erkrankt, muss den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren. Die eAU ersetzt also nicht die Krankmeldung selbst, sondern nur die Vorlage des Papiernachweises. Diese Unterscheidung sollte in der internen Kommunikation klar verankert sein, damit keine Missverständnisse entstehen und niemand annimmt, dass eine Krankmeldung überflüssig geworden sei.

Damit der Abruf reibungslos funktioniert, brauchen Betriebe ein geeignetes, zertifiziertes Verfahren in ihrer Entgeltabrechnung oder einer angebundenen Software. Der Abruf erfolgt nicht beliebig früh, sondern erst dann, wenn die Daten bei der Kasse vorliegen. Es empfiehlt sich daher, einen festen Rhythmus für die Abfrage einzurichten, Rückmeldungen zeitnah zu bearbeiten und Anfragen, die zunächst leer bleiben, planvoll zu wiederholen, statt sie zu vergessen.

Für die KMU-Praxis lohnt es sich, klare Zuständigkeiten festzulegen: Wer nimmt Krankmeldungen entgegen, wer stößt den eAU-Abruf an und wer prüft die Rückmeldungen? Eine saubere Dokumentation der Fehlzeiten bleibt unverändert wichtig, auch wenn der Papierschein wegfällt. Wer diese Kette aus Meldung, Abruf und Abrechnung sauber organisiert, reduziert Nachfragen und behält den Überblick über die Fehlzeiten im Betrieb.