eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AOK-Arbeitgeberservice)

Am Anfang steht der Grundgedanke: Der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit soll nicht mehr in Papierform durch die erkrankte Person zum Arbeitgeber gelangen, sondern auf digitalem Weg dort ankommen, wo er gebraucht wird. Die Arztpraxis übermittelt die Daten zur festgestellten Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Der Arbeitgeber wiederum holt sich diese Daten durch einen gezielten Abruf bei der Kasse ab. Der frühere Medienbruch zwischen Praxis, erkrankter Person und Betrieb entfällt damit weitgehend, und eine klassische Fehlerquelle, der verlorene oder verspätet eingereichte Schein, verschwindet.

Entscheidend für das richtige Verständnis ist die Trennung zwischen Krankmeldung und Nachweis. Die eAU betrifft ausschließlich den Nachweisweg. Die Pflicht der Beschäftigten, ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen, bleibt vollständig bestehen. Mitarbeitende müssen sich also weiterhin krankmelden; sie müssen lediglich keinen Papierschein mehr beim Arbeitgeber einreichen. Wird diese Unterscheidung intern nicht klar kommuniziert, entstehen leicht Fehlannahmen, etwa dass eine Krankmeldung gar nicht mehr nötig sei. Solche Missverständnisse lassen sich durch eine eindeutige Information der Belegschaft vermeiden.

Aus der Krankmeldung leitet sich der konkrete Anlass für den Abruf ab. Erst wenn der Betrieb weiß, dass eine bestimmte Person ab einem bestimmten Tag arbeitsunfähig ist, kann er die passende Anfrage an die Krankenkasse richten. Die Krankmeldung ist damit nicht nur eine Formalie, sondern der Auslöser für den gesamten nachgelagerten Prozess. Betriebe sollten deshalb sicherstellen, dass Krankmeldungen zuverlässig und an einer zentralen Stelle erfasst werden, damit kein Vorgang übersehen wird.

Der eigentliche Abruf setzt ein zertifiziertes elektronisches Verfahren voraus. In der Praxis ist dieses Verfahren meist in die Entgeltabrechnung oder eine angebundene Personalsoftware integriert. Der Betrieb übermittelt eine Anfrage, und die Krankenkasse liefert die relevanten Eckdaten zurück: typischerweise Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Information, ob es sich um eine Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt. Medizinische Diagnosen sind ausdrücklich nicht Teil dieser Rückmeldung, was dem Datenschutz der Beschäftigten dient und den Austausch auf das beschränkt, was der Betrieb tatsächlich benötigt.

Ein praktisch sehr wichtiger Punkt ist der Zeitpunkt des Abrufs. Die Daten stehen bei der Krankenkasse nicht zwangsläufig sofort zur Verfügung, da der Datenfluss von der Arztpraxis zur Kasse einige Zeit in Anspruch nimmt. Ruft der Betrieb zu früh ab, erhält er möglicherweise keine verwertbare Antwort und muss die Anfrage später wiederholen. Es bewährt sich daher, dem Verfahren etwas Vorlauf zu geben und Abrufe, die zunächst leer bleiben, planvoll erneut anzustoßen, anstatt sie zu vergessen. Ein dokumentierter Rhythmus verhindert, dass am Ende ein Nachweis fehlt.

Damit der Ablauf zuverlässig funktioniert, braucht es einen klar definierten Prozess im Betrieb. Dazu gehört eine eindeutige Zuständigkeit für die Entgegennahme von Krankmeldungen, ein nachvollziehbares Vorgehen für das Auslösen der Abrufe und eine konsequente Bearbeitung von Rückmeldungen. Fehlermeldungen oder Rückläufer dürfen nicht liegen bleiben, denn sie können dazu führen, dass ein Nachweis fehlt und die Entgeltfortzahlung nicht sauber belegt ist.

Gerade in kleineren Unternehmen, in denen Personalaufgaben oft nebenbei erledigt werden, ist eine kurze schriftliche Arbeitsanweisung hilfreich. Sie sorgt dafür, dass der Ablauf auch bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Person nicht ins Stocken gerät. Eine solche Anweisung kann festhalten, wann abgerufen wird, wie mit ausstehenden Rückmeldungen umzugehen ist und wer im Zweifelsfall entscheidet. So bleibt das Verfahren auch bei Vertretungen handlungsfähig.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Fälle, die nicht in das Standardverfahren der gesetzlichen Kassen fallen. Privat Versicherte werden vom digitalen Abruf der gesetzlichen Krankenkassen nicht erfasst, und auch bestimmte Sonderkonstellationen können abweichen. Für diese Gruppen sollte der Betrieb einen eigenen, klar geregelten Weg vorsehen, über den der Nachweis erbracht und dokumentiert wird, damit die Lohnfortzahlung lückenlos belegbar bleibt und keine Nachweislücken entstehen.

Auch die Dokumentation der Fehlzeiten verdient weiterhin Beachtung. Der Wegfall des Papierscheins bedeutet nicht, dass weniger sorgfältig gearbeitet werden darf. Im Gegenteil: Die digital abgerufenen Daten sollten nachvollziehbar in den Personalprozessen festgehalten werden, damit Fehlzeiten, Fortzahlungszeiträume und mögliche Anschlusskrankschreibungen jederzeit überblickbar sind. Eine gute Dokumentation ist die Grundlage für eine korrekte Abrechnung und für die Beantwortung späterer Rückfragen.

Ein oft unterschätzter Nutzen der eAU liegt in der Verlässlichkeit der Daten. Da die Information direkt aus dem Verfahren zwischen Praxis und Kasse stammt, entfallen verlorene oder verspätet eingereichte Bescheinigungen als Fehlerquelle. Voraussetzung ist allerdings, dass der Betrieb seinen Teil des Prozesses diszipliniert bedient und die Abrufe tatsächlich durchführt. Die beste digitale Kette nützt wenig, wenn das letzte Glied, der Abruf durch den Arbeitgeber, vergessen wird.

Für die Auswahl und Pflege der eingesetzten Software gilt: Das Verfahren muss zum eAU-Abruf zertifiziert sein und idealerweise nahtlos mit der Entgeltabrechnung zusammenarbeiten. Eine gute Integration reduziert manuelle Schritte, macht Rückmeldungen transparent und erleichtert die Nachverfolgung offener Vorgänge. Betriebe sollten bei der Einrichtung darauf achten, dass Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte klar zugeordnet sind und nur befugte Personen die Daten einsehen.

Zusammenfassend ist die eAU weniger eine technische Pflichtübung als eine Gelegenheit, den Umgang mit Krankschreibungen schlanker und verlässlicher zu gestalten. Wer die Kette aus Krankmeldung, digitalem Abruf und Lohnabrechnung sauber aufsetzt, klare Zuständigkeiten definiert und Sonderfälle nicht aus dem Blick verliert, profitiert von weniger Papier, weniger Nachfragen und einer besseren Übersicht über die Fehlzeiten im Betrieb. Eine durchdachte Einführung zahlt sich damit über die reine Pflichterfüllung hinaus aus.