eAU: Pflichten für Arbeitgeber ab 2025

Um die eAU zu verstehen, hilft ein Blick auf den Datenfluss zwischen den Beteiligten. Eine Arztpraxis stellt fest, dass eine Person arbeitsunfähig ist, und übermittelt diese Bescheinigung elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Dort werden die Daten hinterlegt. Der Arbeitgeber ruft sie anschließend in einem standardisierten, zertifizierten Verfahren ab. Der Beschäftigte selbst bleibt dabei keineswegs außen vor: Er muss seinem Betrieb weiterhin mitteilen, dass er erkrankt ist und mit welcher voraussichtlichen Dauer zu rechnen ist. Diese Meldung ist der Auslöser, der dem Arbeitgeber überhaupt erst signalisiert, dass eine eAU abzurufen ist.

Der vielleicht wichtigste konzeptionelle Punkt ist die Verschiebung von einer Bringschuld zu einer Holschuld. In der Papierwelt war es Aufgabe des Beschäftigten, den Nachweis rechtzeitig einzureichen. Versäumte er das, lag das Risiko bei ihm. Mit der eAU liegt es nun am Betrieb, die Daten aktiv anzufordern. Das beseitigt zwar das Problem verloren gegangener Scheine, schafft aber eine neue Verantwortung: Wird nicht abgerufen, fehlt der Nachweis, und eine Fehlzeit bleibt in der Abrechnung ungeklärt. Genau deshalb ist ein verlässlicher interner Prozess der Dreh- und Angelpunkt.

Ein solcher Prozess beginnt bei der strukturierten Erfassung eingehender Krankmeldungen. Jede Meldung sollte mit Person, Beginn und voraussichtlicher Dauer festgehalten werden, damit klar ist, für welchen Zeitraum eine Bescheinigung benötigt wird. Anschließend braucht es eine eindeutige Zuständigkeit für den Abruf sowie einen festen Rhythmus, in dem offene Fälle kontrolliert werden. Ohne diese Klarheit entstehen leicht Lücken, gerade in Wochen mit vielen parallelen Ausfällen.

Eine Besonderheit ist der zeitliche Versatz. Die ärztliche Meldung steht in der Regel nicht sofort, sondern erst einige Zeit nach Beginn der Erkrankung bei der Kasse bereit, weil die Praxis ihre Übermittlung erst vornehmen muss. Ein einzelner, zu früher Abruf läuft daher oft ins Leere. Bewährt hat sich, offene Fälle wiederholt abzufragen, bis die Bescheinigung tatsächlich vorliegt. Eine Software, die solche Abrufe automatisiert wiederholt und den Status anzeigt, nimmt der Personalabteilung viel manuelle Nachverfolgung ab.

Technisch ist der Abruf in ein zertifiziertes elektronisches Verfahren eingebettet, das häufig direkt in Entgelt- oder Zeiterfassungssysteme integriert ist. Für den Betrieb ist dabei zweierlei entscheidend. Erstens muss die Kommunikation mit der Kasse zuverlässig funktionieren, was eine entsprechend zugelassene Anbindung voraussetzt. Zweitens müssen die zurückgemeldeten Daten korrekt zugeordnet werden, also der richtigen Person und dem richtigen Zeitraum. Erst diese Zuordnung macht die Information für Entgeltfortzahlung und Fehlzeitenkonten nutzbar.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen längere Erkrankungen, die sich über mehrere aufeinanderfolgende Bescheinigungen erstrecken. Hier kommt es darauf an, dass sich die Zeiträume lückenlos aneinanderreihen, ohne dass Tage doppelt gezählt werden oder durch das Raster fallen. Wird eine Folgebescheinigung übersehen, kann das Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung und auf nachgelagerte Prozesse haben. Eine kalendarische Darstellung der Fehlzeiten hilft, solche Ketten im Blick zu behalten.

Ein wiederkehrender Reibungspunkt sind Abweichungen zwischen dem, was der Beschäftigte angekündigt hat, und dem, was die abgerufene Bescheinigung tatsächlich ausweist. Meldet jemand beispielsweise eine kürzere Dauer, als die eAU später bestätigt, oder umgekehrt, sollte der Betrieb der Differenz nachgehen. Solche Fälle sollten sachlich dokumentiert werden, damit später nachvollziehbar bleibt, auf welcher Grundlage die Abrechnung erfolgt ist. Eine gute Dokumentation schützt beide Seiten vor Missverständnissen.

Die eAU deckt nicht jede Konstellation ab. Privat Versicherte sind nicht in gleicher Weise in das Verfahren eingebunden, sodass hier weiterhin andere Nachweiswege gelten können, etwa eine vorgelegte oder fotografierte Bescheinigung. Auch bei der Erkrankung eines Kindes oder bei bestimmten Sonderfällen kann der digitale Abruf nicht greifen. Betriebe tun gut daran, diese Ausnahmen ausdrücklich in ihren internen Regelungen zu beschreiben, damit keine Lücke entsteht, weil jemand fälschlich vom automatischen Abruf ausgeht.

Auch die Kommunikation mit den Beschäftigten gehört zu den Arbeitgeberpflichten im weiteren Sinne. Viele Mitarbeitende nehmen an, mit der Digitalisierung sei die Krankmeldung an sich überflüssig geworden. Das ist nicht der Fall: Die Pflicht, den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren, besteht fort. Eine kurze, klare Information über den richtigen Ablauf, idealerweise schriftlich hinterlegt, beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass der Abrufprozess überhaupt angestoßen werden kann.

Schließlich ist der Datenschutz zu beachten. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schützenswerten Informationen. Der Zugriff auf abgerufene Bescheinigungen sollte daher auf die Personen beschränkt sein, die ihn für die Abrechnung tatsächlich benötigen. Eine nachvollziehbare Rechtevergabe und eine sichere Speicherung sind hier ebenso wichtig wie die fristgerechte Löschung nicht mehr benötigter Daten. Wer Zeiterfassung und Entgelt in einem System bündelt, sollte besonders auf eine saubere Trennung der Berechtigungen achten.

In der Summe ist die eAU für gut organisierte Betriebe eine Erleichterung. Sie spart Papier, reduziert verlorene Nachweise und lässt sich weitgehend automatisieren. Voraussetzung ist allerdings, dass der Abrufprozess fest verankert ist, Zuständigkeiten geklärt sind und Ausnahmen sauber abgebildet werden. Dann wird aus der gesetzlichen Vorgabe ein verlässlicher, ruhiger Ablauf im Hintergrund.