eAU: Pflichten für Arbeitgeber ab 2025

Das Grundprinzip der eAU ist ein Wechsel der Bringschuld. Beschäftigte melden ihrem Betrieb weiterhin, dass und voraussichtlich wie lange sie krank sind. Die ärztliche Feststellung selbst wandert jedoch nicht mehr automatisch als Papier zum Arbeitgeber, sondern wird von der Arztpraxis digital an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Der Betrieb fragt die Bescheinigung anschließend elektronisch dort ab. Damit entfällt der klassische gelbe Schein für gesetzlich Versicherte weitgehend, die Informationspflicht des Beschäftigten bleibt aber bestehen.

Für die Personalabteilung heißt das konkret, dass ein verlässlicher Prozess für den Abruf etabliert sein muss. Sobald eine Krankmeldung eingeht, sollte nachvollziehbar sein, wer wann die eAU bei der Kasse anfordert und wie das Ergebnis in die Lohnabrechnung einfließt. Üblich ist, dass die Daten nicht sofort, sondern erst einige Zeit nach Beginn der Erkrankung bereitstehen, weil die Praxis ihre Meldung erst übermitteln muss. Ein zu früher Abruf läuft daher häufig ins Leere und muss wiederholt werden.

Technisch erfolgt der Abruf über ein zertifiziertes Verfahren, das in viele Entgelt- und Zeiterfassungssysteme integriert ist. Wichtig ist, dass die übermittelten Daten korrekt einer Person und einem Zeitraum zugeordnet werden, damit Entgeltfortzahlung und Fehlzeiten sauber abgebildet sind. Kommt es zu Abweichungen zwischen der mündlichen Ankündigung des Beschäftigten und der abgerufenen Bescheinigung, sollte der Betrieb dem nachgehen und die Differenz dokumentieren.

Nicht alle Konstellationen sind von der eAU abgedeckt. Privat Versicherte, bestimmte Sonderfälle und Erkrankungen von Kindern können weiterhin abweichende Wege erfordern, etwa eine vorgelegte Bescheinigung in Papierform oder als Foto. Auch deshalb lohnt es sich, die internen Abläufe klar zu beschreiben und die Beschäftigten über das richtige Vorgehen zu informieren, damit niemand davon ausgeht, eine Krankmeldung erübrige sich durch die Digitalisierung.