ELStAM: so funktioniert der elektronische Lohnsteuerabzug

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale enthalten die Angaben, die für die Berechnung der Lohnsteuer maßgeblich sind. Dazu gehören insbesondere die Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, die Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer sowie weitere Merkmale, die sich auf die Höhe des Abzugs auswirken. Diese Daten werden zentral verwaltet und dem Arbeitgeber elektronisch bereitgestellt.

Damit der Betrieb die Merkmale abrufen darf, benötigt er die steuerliche Identifikationsnummer der beschäftigten Person sowie deren Geburtsdatum und die Information, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Beim Eintritt einer neuen Person meldet der Arbeitgeber das Beschäftigungsverhältnis an und ruft die zugehörigen Merkmale ab; beim Austritt wird das Verhältnis wieder abgemeldet.

Ein wesentlicher Vorteil des Verfahrens ist die laufende Aktualisierung. Ändern sich persönliche Verhältnisse, etwa durch Heirat, Geburt eines Kindes oder einen Wechsel der Steuerklasse, werden die geänderten Merkmale bereitgestellt und der Arbeitgeber über die Änderung informiert. Der Betrieb muss diese Aktualisierungen in der nächsten Abrechnung berücksichtigen.

Für die Praxis bedeutet das vor allem Sorgfalt bei den Stammdaten. Eine falsche Identifikationsnummer oder eine fehlerhafte Angabe zum Beschäftigungsverhältnis führt zu falschen oder fehlenden Merkmalen und damit zu einem unzutreffenden Steuerabzug. Eine gut gepflegte Personalverwaltung, die mit der Lohnabrechnung verzahnt ist, ist deshalb die wichtigste Grundlage.