Ferienkürzung bei Absenzen: wann der Anspruch sinken darf

Das Obligationenrecht erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen eine Kürzung des Ferienanspruchs, wenn Arbeitnehmende während eines Dienstjahres längere Zeit an der Arbeitsleistung verhindert sind. Die Kürzung folgt dabei klaren, gesetzlich vorgegebenen Regeln und ist keineswegs beliebig möglich. Massgebend ist stets, aus welchem Grund und für wie lange die Arbeitsleistung tatsächlich ausgefallen ist, da das Gesetz hier deutlich differenziert.

Massgebend ist zunächst die Unterscheidung, ob die Abwesenheit verschuldet oder unverschuldet ist. Bei einer selbst verschuldeten Verhinderung, etwa bei unentschuldigtem Fernbleiben, darf der Ferienanspruch grundsätzlich für jeden vollen Monat der Abwesenheit um einen Zwölftel gekürzt werden. In diesem Fall trägt die abwesende Person das Risiko der Abwesenheit selbst, weshalb eine entsprechende Reduktion des Ferienanspruchs gerechtfertigt ist.

Anders verhält es sich bei einer unverschuldeten Verhinderung, etwa durch Krankheit, Unfall, Schwangerschaft oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie dem Militär- oder Zivildienst. Hier sieht das Gesetz Schonfristen vor. Ist eine Person aus solchen unverschuldeten Gründen verhindert, darf für den ersten vollen Monat der Abwesenheit innerhalb eines Dienstjahres keine Kürzung des Ferienanspruchs vorgenommen werden, um die Betroffenen nicht zusätzlich zu benachteiligen.

Dauert eine unverschuldete Verhinderung länger an, kann ab dem zweiten vollen Monat der Abwesenheit der Ferienanspruch um je einen Zwölftel pro weiteren vollen Monat gekürzt werden. Die Zählung knüpft dabei stets an volle Monate an, sodass angebrochene oder nur kurze Abwesenheiten unberücksichtigt bleiben. Diese Staffelung sorgt dafür, dass kurze Krankheitsphasen den Ferienanspruch nicht schmälern, längere Ausfälle hingegen schrittweise berücksichtigt werden.

Eine besondere Sonderstellung nimmt der gesetzliche Mutterschaftsurlaub ein. Während dieses Urlaubs darf der Ferienanspruch nicht gekürzt werden, auch wenn er mehrere Monate dauert. Diese ausdrückliche Privilegierung schützt die betroffenen Arbeitnehmerinnen davor, dass ihre Erholungszeit infolge der Mutterschaft verkürzt wird, und stellt eine bewusste Ausnahme von der allgemeinen Kürzungsregel bei längeren Abwesenheiten dar.

Wichtig ist die genaue Zählung der vollen Abwesenheitsmonate sowie die saubere Unterscheidung der jeweiligen Ursachen. Mehrere kürzere Absenzen werden grundsätzlich nicht einfach kumuliert; entscheidend ist vielmehr, ob die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen für eine Kürzung im Einzelfall tatsächlich erfüllt sind. Eine sorgfältige und nachvollziehbare Dokumentation der Abwesenheiten und ihrer Gründe ist daher für eine korrekte Beurteilung unerlässlich.

Wird zu Unrecht gekürzt, können die Arbeitnehmenden die zu viel abgezogenen Ferientage nachfordern. Eine fehlerhafte Kürzung führt damit zu nachträglichen Korrekturen und allenfalls zur Nachgewährung von Ferien oder deren Abgeltung. Die gesetzlichen Regeln sind im Zweifel zugunsten der Arbeitnehmenden anzuwenden, weshalb Arbeitgeber bei der Berechnung der Kürzung mit besonderer Sorgfalt vorgehen sollten, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Für die Praxis empfiehlt es sich, Abwesenheiten lückenlos mit Grund und Dauer zu erfassen und die gesetzlichen Schonfristen korrekt anzuwenden. Nur so lässt sich eine zulässige von einer unzulässigen Kürzung verlässlich unterscheiden und der verbleibende Ferienanspruch rechtssicher berechnen. Eine systematische Erfassung schafft zudem Transparenz und erleichtert die Begründung gegenüber den Mitarbeitenden im Falle einer berechtigten Kürzung.