Grenzgänger und Arbeitszeit im Homeoffice (Schweiz)

Für Grenzgänger gilt im Verhältnis zwischen der Schweiz und der EU das Koordinationsrecht der Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Massgebend ist grundsätzlich, in welchem Staat die Erwerbstätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Verlagert sich ein Teil der Arbeit ins Homeoffice im Wohnstaat, kann dies die Unterstellung unter ein anderes Sozialversicherungssystem auslösen, mit Folgen für Beiträge, Leistungen und administrative Zuständigkeiten beider Länder.

Die zentrale Schwelle liegt bei 25 Prozent. Wer einen wesentlichen Teil der Tätigkeit, also mindestens rund einen Viertel von Arbeitszeit oder Entgelt, im Wohnstaat erbringt, untersteht in der Regel dem dortigen System. Bleibt der Homeoffice-Anteil darunter, bleibt es bei der Unterstellung am schweizerischen Arbeitsort. Diese Grenze macht die genaue, fortlaufende Aufzeichnung der Tage und Stunden für Arbeitgeber und Mitarbeitende gleichermassen entscheidend.

Seit Mitte 2023 besteht zudem eine multilaterale Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit. Sie erlaubt zwischen den teilnehmenden Staaten unter bestimmten Voraussetzungen einen Homeoffice-Anteil von knapp unter 50 Prozent, ohne dass die Sozialversicherungsunterstellung in den Wohnstaat wechselt. Voraussetzung ist in der Regel ein gemeinsamer Antrag und die Ausstellung einer entsprechenden Bescheinigung, die den Verbleib im System des Arbeitsstaats bestätigt.

Die Verantwortung für die korrekte Beurteilung und Meldung liegt massgeblich beim Arbeitgeber. Er muss einschätzen können, wie sich die Arbeitszeit über das Jahr auf Arbeitsort und Wohnstaat verteilt, und die nötigen Anträge stellen. Ohne verlässliche Datenbasis drohen Fehlunterstellungen, Beitragsnachforderungen und ein erheblicher administrativer Aufwand bei der nachträglichen Korrektur über mehrere Behörden und Sozialversicherungsträger hinweg.

Neben dem Sozialversicherungsrecht sind steuerliche Regeln und arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten; diese folgen eigenen, teils abweichenden Schwellen und Doppelbesteuerungsabkommen. Eine pauschale Gleichsetzung ist unzulässig: Ein für die Sozialversicherung unkritischer Homeoffice-Anteil kann steuerlich bereits Folgen haben oder umgekehrt. Eine getrennte Betrachtung der Rechtsgebiete und ihrer jeweiligen Grenzwerte ist daher in jedem Einzelfall unverzichtbar.

Auch das Arbeitsrecht bleibt relevant: Die Pflicht zur Erfassung von Arbeits- und Ruhezeiten nach dem Arbeitsgesetz und seinen Verordnungen entfällt im Homeoffice nicht. Höchstarbeitszeiten, Pausen sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten gelten weiter, und der Arbeitgeber trägt die Dokumentationsverantwortung, auch wenn die Leistung ortsunabhängig und ausserhalb des Betriebs erbracht wird.

In der Praxis empfiehlt sich eine vorausschauende Planung der Homeoffice-Tage über das gesamte Kalenderjahr. Wird die kritische Schwelle erst gegen Jahresende sichtbar, lässt sich die Unterstellung kaum mehr rückwirkend korrigieren. Eine laufend mitgeführte Erfassung der Arbeitsorte erlaubt es hingegen, frühzeitig gegenzusteuern, Einsatztage neu zu verteilen und vertragliche Vereinbarungen rechtzeitig anzupassen, bevor ein ungewollter Systemwechsel eintritt.

Kommt es zu einer Prüfung, sind nachvollziehbare Aufzeichnungen über Arbeitstage, Arbeitsort und geleistete Stunden das wichtigste Beweismittel. Wer die Verteilung zwischen Arbeitsort Schweiz und Homeoffice im Wohnstaat sauber belegen kann, vermeidet Streit über die anwendbare Rechtsordnung und die Beitragspflicht und erspart sich aufwendige Rückabwicklungen.

Empfehlenswert ist es, die Homeoffice-Regelung schriftlich zu vereinbaren und die zulässige Quote ausdrücklich festzuhalten. So wissen beide Seiten, welcher Anteil an Telearbeit zulässig ist, ohne die Unterstellung zu gefährden, und die Einhaltung lässt sich anhand der Zeitdaten jederzeit überprüfen und gegenüber den Behörden belegen.