Krankmeldung 2026: eAU + Telefon-AU für Arbeitgeber

Grundsätzlich gilt: Eine Erkrankung muss von den Beschäftigten unverzüglich angezeigt werden. Diese Anzeige ist die organisatorische Erstinformation und kann formlos erfolgen, etwa über einen vereinbarten Kanal im Betrieb. Sie sagt dem Arbeitgeber, dass jemand ausfällt und wie lange voraussichtlich. Wichtig ist, diese Anzeige nicht mit dem späteren Datenabruf zu verwechseln; sie ist nur der Auftakt.

Die eigentliche ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit erfolgt klassisch in der Praxis. Daneben gibt es die telefonische Krankschreibung, die unter bestimmten Voraussetzungen einen Praxisbesuch ersetzen kann. Typischerweise setzt sie voraus, dass die Praxis die Person bereits kennt, und sie eignet sich für leichtere Erkrankungen ohne schwere Symptome. Für den Betrieb ist dabei zentral, dass auch eine telefonische Krankschreibung zu einer regulären elektronischen Bescheinigung führt; es entsteht kein Sonderweg in der Weiterverarbeitung.

Sobald die ärztliche Feststellung vorliegt, übermittelt die Praxis die Daten an die zuständige Krankenkasse. Erst dort werden sie für den Arbeitgeber abrufbar. Dieser Zwischenschritt erklärt, warum zwischen der Krankmeldung und der Verfügbarkeit der Bescheinigung mehrere Tage liegen können. Wer zu früh abruft, erhält noch nichts und muss den Versuch wiederholen.

Der Abruf selbst ist die zentrale neue Aufgabe der Betriebe. Er erfolgt elektronisch über eine geeignete Anbindung, häufig integriert in die vorhandene Personal- oder Zeitwirtschaftssoftware. Sinnvoll ist eine Lösung, die Abrufe terminiert und bei Bedarf wiederholt, damit keine Bescheinigung verloren geht. Eine manuelle Einzelabfrage ist möglich, aber fehleranfällig, sobald das Fehlzeitenaufkommen steigt.

Ein häufiger Stolperstein ist die Annahme, der Anruf der Mitarbeitenden ersetze den Abruf. Das ist nicht der Fall. Die Krankmeldung ist die Anzeige, der Abruf ist die Beschaffung des Nachweises. Beide Schritte müssen organisatorisch verankert sein, idealerweise mit einer klaren Zuständigkeit und einer Wiedervorlage, falls der erste Abruf ins Leere läuft.

Für privat Versicherte gilt das elektronische Verfahren in dieser Form nicht. Sie legen ihren Nachweis weiterhin auf anderem Weg vor. Betriebe mit gemischter Belegschaft sollten daher zwei Prozesse parallel betreiben und ihre Beschäftigten transparent darüber informieren, welcher Weg für sie gilt. Andernfalls entstehen Lücken, gerade bei kleineren Teams ohne spezialisierte Personalabteilung.

Datenschutz spielt durchgehend eine Rolle. Der Arbeitgeber benötigt für die organisatorische Steuerung vor allem Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht jedoch medizinische Details. Die interne Weitergabe an Führungskräfte sollte sich auf das Notwendige beschränken, während sensible Informationen geschützt bleiben. Eine klare Trennung zwischen organisatorischer und gesundheitsbezogener Information erleichtert das.

Auch die Verbindung zur Lohnabrechnung verdient Aufmerksamkeit. Fehlzeiten beeinflussen die Entgeltfortzahlung und die spätere Abrechnung. Wenn die abgerufenen Daten zuverlässig und zeitnah in die Abrechnung einfließen, sinkt der Korrekturaufwand. Eine integrierte Lösung, die Zeitwirtschaft, Abruf und Abrechnung verbindet, reduziert Doppelerfassung und Übertragungsfehler.

Für die praktische Umsetzung empfiehlt sich eine schriftliche Handreichung im Betrieb. Sie beschreibt, wie sich Beschäftigte krankmelden, welche Fristen für die Anzeige gelten, wer den Abruf verantwortet und wie mit privat Versicherten verfahren wird. Eine solche Handreichung schafft Verbindlichkeit und entlastet die Beteiligten, weil sie nicht in jedem Einzelfall improvisieren müssen.

Schließlich lohnt ein regelmäßiger Blick auf die Abläufe. Verfahren und technische Schnittstellen entwickeln sich weiter, und auch betriebliche Strukturen ändern sich. Wer einmal jährlich prüft, ob Zuständigkeiten, Software-Anbindung und interne Kommunikation noch passen, hält den Prozess stabil und vermeidet, dass sich Fehlzeiten unbemerkt anhäufen.