Lohnkonto und Lohnunterlagen aufbewahren: Fristen nach § 257 HGB und § 41 EStG

Das Lohnkonto als zentrale Lohnunterlage: Nach § 41 Abs. 1 EStG und § 4 LStDV muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto führen. Es enthält die für den Lohnsteuerabzug erheblichen Merkmale sowie Art und Höhe des Arbeitslohns einschließlich steuerfreier Bezüge. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Erst danach darf es vernichtet werden.

Zehnjährige Frist nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, die Konzernrechnungslegung sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für den Lohnbereich ist das dort bedeutsam, wo Personalaufwand in Abschluss und Buchführung abgebildet wird.

Achtjährige Frist für Buchungsbelege: Buchungsbelege – zu denen auch Lohn- und Gehaltslisten als Grundlage der Verbuchung zählen – waren traditionell zehn Jahre aufzubewahren. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist mit Wirkung zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die verkürzte Frist gilt auch für Belege, deren bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Das reduziert den Archivbestand spürbar, ändert aber nichts an der Pflicht zur ordnungsgemäßen und unveränderbaren Aufbewahrung.

Sechsjährige Frist für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Dazu gehören zahlreiche personalbezogene Schreiben, die weder Lohnkonto noch Buchungsbeleg sind, aber steuerliche Relevanz haben.

Fristbeginn: Keine dieser Fristen beginnt am Tag der Entstehung. Sie laufen jeweils ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar oder der Abschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. In der Praxis verlängert sich die effektive Aufbewahrung dadurch um bis zu ein Jahr gegenüber der nominellen Fristdauer.

GoBD-konforme digitale Aufbewahrung: Eine elektronische Archivierung ist nicht nur zulässig, sondern für originär digitale Unterlagen vorgeschrieben. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer. Daten, die digital entstehen – wie die Buchungen einer elektronischen Zeiterfassung –, müssen auch digital und maschinell auswertbar vorgehalten werden; ein bloßer Papierausdruck genügt nicht.

Folgen vorzeitiger Vernichtung: Wer aufbewahrungspflichtige Lohnunterlagen zu früh vernichtet, verliert im Zweifel den Nachweis zu seinen Gunsten. Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung oder der Betriebsprüfung kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen; fehlende Mindestlohn-Dokumentation kann zusätzlich als Ordnungswidrigkeit nach § 21 MiLoG geahndet werden. Eine verlässliche, fristgerechte Aufbewahrung ist daher kein Selbstzweck, sondern aktiver Schutz vor finanziellen Nachteilen.