Online-Krankschreibung 2026 – Leitfaden für HR Manager

Bei bestimmten, in der Regel leichteren Beschwerden können sich Beschäftigte den Weg in die Praxis ersparen und auf telemedizinischem Weg eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten. Für die Betroffenen bedeutet das weniger Aufwand und eine schnellere Klärung. Für den Betrieb ändert sich am eigentlichen Ablauf wenig: Die Krankmeldung muss weiterhin rechtzeitig erfolgen, und die Arbeitsunfähigkeit wird ordnungsgemäß bescheinigt.

Entscheidend ist, dass Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden, unabhängig davon, ob die Bescheinigung in der Praxis oder über einen digitalen Weg entstanden ist. Klare interne Regeln, wer wann und auf welchem Kanal zu informieren ist, schaffen Verlässlichkeit. Eine eindeutige Kommunikation verhindert, dass Krankmeldungen untergehen oder zu spät bei den richtigen Stellen ankommen.

Für den Arbeitgeber zählt vor allem die korrekte Erfassung der Ausfallzeiten. Sobald bekannt ist, dass jemand arbeitsunfähig ist, sollten die Fehltage zuverlässig im Zeiterfassungs- und Abwesenheitssystem hinterlegt werden. So bleibt der Überblick über Anwesenheit, Vertretung und Planung erhalten, und die Daten stehen später für die Entgeltabrechnung bereit.

Da sich die Rahmenbedingungen für telemedizinische Krankschreibungen weiterentwickeln, lohnt es sich, die internen Prozesse regelmäßig zu überprüfen und das Vorgehen mit der Personalabteilung abzustimmen. Eine digitale Abwesenheitsverwaltung hilft dabei, Krankmeldungen sauber zu dokumentieren, Fristen im Blick zu behalten und die abgerufenen Bescheinigungsdaten den richtigen Personen zugänglich zu machen.