Pendlerpauschale und Pendlereuro: Wie Beschäftigte in Österreich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit steuerlich geltend machen

Mit dem Verkehrsabsetzbetrag sind die Kosten für den Arbeitsweg im Normalfall bereits abgedeckt. Ein zusätzlicher Anspruch auf das Pendlerpauschale besteht nur, wenn drei Bedingungen zusammenkommen. Erstens muss eine bestimmte Mindestentfernung überschritten werden. Zweitens kommt es darauf an, ob die Benützung öffentlicher Verkehrsmittel zumutbar ist. Drittens müssen die Fahrten im Lohnzahlungszeitraum zeitlich überwiegen.

Das kleine Pendlerpauschale steht zu, wenn der Arbeitsweg mindestens 20 Kilometer beträgt und die Benützung eines Massenverkehrsmittels zumutbar ist. Das große Pendlerpauschale gilt dagegen bereits ab einer Entfernung von mindestens zwei Kilometern, wenn öffentliche Verkehrsmittel zumindest auf dem halben Arbeitsweg nicht möglich oder nicht zumutbar sind. Als unzumutbar gilt die Nutzung unter anderem, wenn kein geeignetes Verkehrsmittel verkehrt oder die einfache Wegzeit zu lange dauert. Bei über 120 Minuten ist sie jedenfalls unzumutbar, dazwischen entscheidet eine entfernungsabhängige Höchstdauer.

Für die volle Höhe muss die Strecke an mindestens elf Tagen im Kalendermonat zurückgelegt werden. Bei acht bis zehn Tagen gebührt das Pendlerpauschale zu zwei Dritteln, bei vier bis sieben Tagen zu einem Drittel. Gerade für Teilzeitkräfte und Beschäftigte mit Homeoffice-Tagen ist diese Aliquotierung entscheidend, weil sie die Höhe unmittelbar beeinflusst. Wer etwa nur noch an wenigen Tagen ins Büro pendelt, erhält entsprechend weniger. Die genaue Zählung der Pendeltage ist daher zentral.

Kein Anspruch besteht, wenn ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug auch für den Arbeitsweg genutzt werden darf. In diesem Fall ist der Aufwand bereits durch den Dienstwagen abgedeckt. Ebenso wenig steht das Pendlerpauschale während Karenzurlauben jeglicher Art zu. Diese Ausschlüsse sollen eine doppelte Begünstigung verhindern. Für die Lohnverrechnung ist wichtig, solche Fälle korrekt zu erkennen, damit das Pendlerpauschale nicht zu Unrecht berücksichtigt wird.

Zusätzlich zum Pendlerpauschale steht der Pendlereuro zu, und zwar immer dann, wenn – gleich ob kleines oder großes – Pendlerpauschale gebührt. Seine Höhe bemisst sich nach der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Aliquotierung erfolgt nach denselben Regeln wie beim Pendlerpauschale, also ebenfalls gestaffelt nach der Zahl der Pendeltage. In der Regel berücksichtigt der Arbeitgeber beides bereits bei der laufenden Lohnverrechnung. Dadurch wirkt sich die Begünstigung schon beim monatlichen Nettobezug aus.

Der Arbeitgeber darf das Pendlerpauschale nur berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer einen unterschriebenen Ausdruck der persönlichen Abfrage des amtlichen Pendlerrechners vorlegt. Liegt die Wohnadresse im Ausland, ist stattdessen das Formular L 33 zu verwenden, weil der Pendlerrechner nur für inländische Adressen funktioniert. Ohne diese Nachweise kann das Pendlerpauschale erst im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. Für die korrekte laufende Berücksichtigung ist der Nachweis daher unverzichtbar. Er sollte beim Arbeitgeber dokumentiert aufbewahrt werden.

Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro gehören zu den praktisch bedeutsamsten steuerlichen Begünstigungen für Arbeitnehmer, weil sie viele Beschäftigte mit längerem Arbeitsweg betreffen. Sie mindern die Steuerbemessungsgrundlage beziehungsweise die Steuer und wirken sich damit unmittelbar auf das Nettoeinkommen aus.

Mit der Zunahme von Homeoffice hat die Aliquotierung nach der Zahl der tatsächlichen Pendeltage stark an Bedeutung gewonnen. Wer nur noch an wenigen Tagen pro Woche ins Büro pendelt, erhält das Pendlerpauschale nur anteilig. Für die korrekte Berücksichtigung ist daher eine verlässliche Erfassung der Anwesenheits- und Homeoffice-Tage entscheidend.

Der amtliche Pendlerrechner ist das verbindliche Instrument zur Ermittlung von Entfernung und Zumutbarkeit. Der vom Arbeitnehmer unterschriebene Ausdruck ist Voraussetzung dafür, dass der Arbeitgeber das Pendlerpauschale bereits laufend in der Lohnverrechnung berücksichtigen darf. Ohne diesen Nachweis bleibt nur die Geltendmachung im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung.

Arbeitgeber sollten die Nachweise sorgfältig dokumentieren und mit den tatsächlichen Arbeitstagen abgleichen. Ändert sich das Pendelverhalten – etwa durch mehr Homeoffice oder einen Wohnortwechsel –, ist die Berücksichtigung anzupassen. So wird verhindert, dass das Pendlerpauschale dauerhaft zu hoch oder zu niedrig angesetzt wird.