Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: vollständig, vereinfacht oder mit Verzicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsgesetz (ArG) und seiner Verordnung 1 (ArGV 1). Arbeitgebende müssen die geleistete Arbeitszeit so dokumentieren, dass die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitvorschriften überprüfbar ist. Seit der Revision der Verordnung bestehen drei klar geregelte Modelle, die je nach Autonomie der Beschäftigten und betrieblicher Vereinbarung zur Anwendung kommen.

Den Grundsatz bildet die vollständige Erfassung. Dabei sind unter anderem die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit, Beginn und Ende der Arbeit sowie der Pausen ab einer bestimmten Länge und die Lage der Ruhezeiten festzuhalten. Dieses Modell gilt für alle Arbeitnehmenden, soweit keine zulässige Sonderregel greift, und bietet den umfassendsten Nachweis gegenüber den Vollzugsbehörden.

Die vereinfachte Erfassung erlaubt, nur die täglich geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren, ohne Beginn, Ende und Lage der einzelnen Pausen im Detail festzuhalten. Sie ist an Voraussetzungen geknüpft, insbesondere an eine gewisse Autonomie der Arbeitnehmenden bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit, und muss betrieblich, in der Regel mit der Arbeitnehmervertretung oder den Beschäftigten, geregelt sein.

Beim Verzicht wird gänzlich auf die Dokumentation verzichtet. Dies ist nur für klar umschriebene Arbeitnehmende mit grosser Autonomie zulässig, die über ihre Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen können. Der Verzicht setzt eine Grundlage in einem Gesamtarbeitsvertrag sowie eine individuelle schriftliche Vereinbarung mit der betroffenen Person voraus und ist damit an strenge formelle Bedingungen gebunden.

Für den Verzicht müssen die gesetzlichen Bedingungen kumulativ erfüllt sein, unter anderem eine bestimmte Mindesthöhe des Bruttojahreseinkommens und die erwähnte grosse Autonomie bei der Arbeitszeitgestaltung. Auch beim Verzicht bleibt der Betrieb verpflichtet, ein Verzeichnis der betroffenen Personen zu führen und die getroffenen Vereinbarungen vorweisen zu können.

Vereinfachte Erfassung und Verzicht setzen zudem voraus, dass im Betrieb Massnahmen zum Gesundheitsschutz und zur Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften getroffen werden, etwa interne Ansprechstellen und Kontrollen. Die Modelle entbinden also nicht von der Verantwortung für die Schutzregeln, sondern verlagern lediglich die Form der Dokumentation, nicht aber die materiellen Grenzen der Arbeitszeit.

Die Aufzeichnungen sind während mindestens fünf Jahren aufzubewahren und den Vollzugsbehörden auf Verlangen zugänglich zu machen. Fehlende oder mangelhafte Dokumentation kann zu Beanstandungen und im arbeitsrechtlichen Streit zu Beweisnachteilen führen, weil die Aufzeichnungen häufig der zentrale Nachweis für geleistete Stunden und eingehaltene Ruhezeiten sind.

Welches Modell zulässig ist, muss je Funktion sorgfältig geprüft werden. Im Zweifel bietet die vollständige Erfassung die grösste Rechtssicherheit, da sie alle Anforderungen ohne zusätzliche Voraussetzungen erfüllt. Wer auf ein erleichtertes Modell setzt, sollte die Voraussetzungen regelmässig überprüfen, da sie bei Änderungen der Funktion oder des Einkommens entfallen können.