Produktivität von Arbeitnehmern: Neun Stunden für unnötigen Aufgaben

Zunächst ist es entscheidend, das Problem richtig zu verorten. Es liegt in den allermeisten Fällen nicht an mangelndem Einsatz der Beschäftigten. Die meisten Menschen arbeiten gewissenhaft und wollen vorankommen. Was sie ausbremst, ist die Reibung im System: schlecht auffindbare Informationen, Werkzeuge, die nicht zusammenpassen, unklare Vorgaben, die nachgearbeitet werden müssen. Diese Reibung lässt sich nicht einfach durch mehr Anstrengung wegarbeiten.

Ein besonders verbreiteter Zeitfresser ist die mehrfache Erfassung derselben Daten. In vielen Betrieben werden Informationen an einer Stelle eingegeben und an anderer Stelle erneut, weil Systeme nicht miteinander verbunden sind. Eine Angabe wandert per Hand von einem Programm ins nächste, von einem Formular in eine Tabelle. Jeder einzelne Vorgang kostet nur Minuten, doch hochgerechnet auf viele Beschäftigte und viele Wochen entsteht ein enormer, kaum bemerkter Aufwand.

Diese Doppelarbeit ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine Fehlerquelle. Jede manuelle Übertragung birgt das Risiko, dass sich Werte einschleichen, die nicht zusammenpassen. Die Folge sind Nachfragen, Korrekturen und Abgleiche – also weitere unsichtbare Aufgaben, die aus der ursprünglichen Doppelung erst entstehen. Der eigentliche Schaden ist damit oft größer, als es die reine Eingabezeit vermuten lässt.

Ein zweiter großer Block sind Unterbrechungen und Kontextwechsel. Konzentrierte, anspruchsvolle Arbeit braucht zusammenhängende Zeit. Wird sie ständig von Rückfragen, eingehenden Nachrichten oder spontanen Terminen durchbrochen, sinkt die Wirksamkeit weit stärker, als die reine Dauer der Störungen vermuten ließe. Nach jeder Unterbrechung dauert es, bis man wieder vollständig im Thema ist – und diese Wiedereinstiegszeit fällt bei jedem Wechsel erneut an.

Eng damit verbunden sind unklare Zuständigkeiten. Wenn nicht eindeutig ist, wer eine Entscheidung trifft oder eine Aufgabe verantwortet, entstehen Schleifen: Nachfragen, Wartezeiten, parallele Bearbeitung derselben Sache. Solche Unklarheiten erzeugen einen ständigen Strom an Abstimmungsbedarf, der den eigentlichen Aufgaben Zeit entzieht, ohne dass dabei ein Mehrwert entsteht.

Auch gut gemeinte Zusammenarbeit kann zum Problem werden, wenn sie überhandnimmt. Abstimmung ist notwendig, doch in zu großem Umfang verdrängt sie die produktive Arbeit. Wenn ein erheblicher Teil des Tages für Meetings, Statusmeldungen und Rückkopplungen draufgeht, bleibt für die Aufgaben, die diese Abstimmungen eigentlich voranbringen sollen, kaum noch Zeit. Hier gilt es, ein gesundes Maß zu finden.

Der erste Schritt zur Besserung ist immer, die Zeitverwendung sichtbar zu machen. Solange niemand weiß, wohin die Stunden tatsächlich fließen, bleiben die Zeitfresser im Dunkeln und damit unangreifbar. Eine nachvollziehbare Erfassung – aufgeschlüsselt etwa nach Projekten, Aufträgen oder Tätigkeitsarten – zeigt, an welchen Stellen unverhältnismäßig viel Zeit hängen bleibt. Aus diffusem Unbehagen werden so konkrete Ansatzpunkte.

Wichtig ist dabei die Haltung: Eine solche Auswertung dient nicht der Überwachung Einzelner, sondern dem Verständnis von Abläufen. Es geht nicht darum, wer wie schnell arbeitet, sondern darum, wo das System Reibung erzeugt. Wird das offen und gemeinsam betrachtet, entsteht keine Kontrollkultur, sondern eine Verbesserungskultur, von der alle profitieren.

Sind die Schwachstellen erkannt, sind die Lösungen oft erstaunlich naheliegend. Werkzeuge lassen sich verbinden, damit Daten nur einmal erfasst werden müssen. Zuständigkeiten lassen sich klären, damit Schleifen entfallen. Konzentrationsphasen lassen sich schützen, etwa durch bewusst störungsfreie Zeitfenster. Keine dieser Maßnahmen ist spektakulär, doch in Summe schaffen sie spürbar Luft.

Der Nutzen wirkt dabei in zwei Richtungen. Zum einen steigt die Wertschöpfung, weil mehr Zeit in die Aufgaben fließt, die wirklich zählen. Zum anderen verbessert sich das Arbeitserleben: Wer weniger Zeit mit sinnloser Wiederholung und ständiger Unterbrechung verbringt, empfindet seine Arbeit als sinnvoller und weniger zermürbend. Produktivität und Zufriedenheit ziehen hier in dieselbe Richtung.

Am Ende ist der Abbau unnötiger Aufgaben weniger eine Frage großer Reformen als eine Frage des genauen Hinsehens. Wer bereit ist, die unsichtbaren Zeitfresser sichtbar zu machen und konsequent anzugehen, hebt einen Schatz, der in vielen Betrieben ungenutzt brachliegt. Gewonnene Zeit lässt sich nicht horten – aber sie lässt sich in das investieren, was den eigentlichen Wert der Arbeit ausmacht.