Recht auf Vergessenwerden im Job: Art. 17 DSGVO und die Löschung von Personaldaten

Das sogenannte Recht auf Löschung, oft auch Recht auf Vergessenwerden genannt, gibt Betroffenen die Möglichkeit, die Entfernung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Es greift insbesondere dann, wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden oder die Grundlage für ihre Verarbeitung weggefallen ist. Im Beschäftigungskontext betrifft das etwa Daten ausgeschiedener Mitarbeiter.

Dieses Recht ist allerdings nicht grenzenlos. Häufig bestehen gesetzliche Pflichten, bestimmte Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, etwa aus dem Steuer- und Handelsrecht oder im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung. Solange solche Aufbewahrungspflichten bestehen, dürfen und müssen die betreffenden Daten weiter gespeichert werden, auch wenn eine Löschung verlangt wird.

Für die Praxis bedeutet das, sorgfältig zwischen Daten zu unterscheiden, die noch benötigt werden, und solchen, die gelöscht werden können. Ein durchdachtes Löschkonzept hilft, hier nicht den Überblick zu verlieren. Es legt fest, welche Datenarten wie lange aufzubewahren sind und wann sie zu entfernen sind.

Gerade bei der Zeiterfassung fallen viele personenbezogene Daten an. Es empfiehlt sich daher, von Anfang an festzulegen, wie lange Buchungen, Auswertungen und ähnliche Informationen gespeichert bleiben und nach welchen Regeln sie anschließend gelöscht werden. So bleiben Datenschutz und betriebliche Anforderungen im Gleichgewicht.