Resturlaub 2026: Ohne diesen Hinweis darf der Chef Urlaubstage häufig nicht streichen

Ausgangspunkt ist § 7 Absatz 3 BUrlG. Danach soll der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden; nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung in das Folgejahr möglich. Lange Zeit wurde diese Vorschrift so verstanden, dass nicht genommener Urlaub am Jahresende oder spätestens zum 31. März des Folgejahres automatisch verfällt. Diese Sichtweise ist überholt. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2018 hat das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung 2019 grundlegend geändert.

Seitdem gilt der Grundsatz: Urlaub verfällt nicht von selbst. Der gesetzliche Anspruch kann nur dann am Jahresende erlöschen, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten zuvor tatsächlich in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub auch zu nehmen. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss aktiv werden: Er muss die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auffordern, ihren Urlaub zu nehmen, und sie zugleich darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls am Ende des Bezugszeitraums verfallen kann. Erst wenn Beschäftigte trotz dieser ordnungsgemäßen Information und einer realistischen Möglichkeit, den Urlaub zu nehmen, freiwillig darauf verzichten, tritt der Verfall ein. Diese sogenannte Mitwirkungsobliegenheit hat die Beweislast faktisch umgekehrt: Nicht der Beschäftigte muss belegen, dass er Urlaub nehmen wollte, sondern der Arbeitgeber, dass er korrekt informiert hat.

An Inhalt und Qualität des Hinweises stellt die Rechtsprechung klare Anforderungen. Der Hinweis muss individuell auf den einzelnen Beschäftigten zugeschnitten und verständlich formuliert sein. Er sollte die konkrete Zahl der noch offenen Urlaubstage benennen, unmissverständlich zur Urlaubnahme auffordern und ausdrücklich auf den drohenden Verfall zum jeweiligen Stichtag hinweisen. Allgemeine Formulierungen reichen gerade nicht aus: Eine pauschale Klausel im Arbeitsvertrag, ein anonymer Aushang am schwarzen Brett oder der bloße Umstand, dass Beschäftigte ihren Urlaubsstand jederzeit im System einsehen könnten, erfüllen die Hinweispflicht nach der Rechtsprechung regelmäßig nicht.

Zur Form macht das Gesetz keine zwingende Vorgabe. Eine bestimmte Form – etwa die strenge Schriftform mit Unterschrift – ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist aber, dass der Arbeitgeber die Erfüllung seiner Pflicht im Streitfall nachweisen kann. Eine mündliche Aufforderung zwischen Tür und Angel lässt sich im Zweifel kaum belegen. Praktikabel und gerichtsfest ist daher ein individueller Hinweis in Textform, etwa eine persönliche E-Mail, die alle erforderlichen Angaben enthält und sich später reproduzieren lässt. Viele Betriebe dokumentieren den Versand solcher Hinweise systematisch, um im Konfliktfall den Nachweis führen zu können.

Ein zentraler, oft unterschätzter Punkt ist der Zeitpunkt des Hinweises. Ein Hinweis, der erst kurz vor Silvester kommt und noch zahlreiche offene Tage betrifft, hilft wenig: Wenn bis zum Jahresende gar nicht mehr genügend Arbeitstage verbleiben, um den Urlaub tatsächlich zu nehmen, hat der Arbeitgeber die Beschäftigten eben nicht in die Lage versetzt, den Anspruch zu realisieren. In einem solchen Fall kann der Urlaub nicht verfallen. Eine allgemeine gesetzliche Herbstfrist, bis zu der der Hinweis spätestens erteilt sein muss, gibt es zwar nicht; sichere Praxis ist aber ein deutlich früherer Hinweis im Jahresverlauf, sodass realistisch noch Zeit zum Abbau bleibt. Manche Betriebe informieren mehrfach – etwa im Frühjahr, im Spätsommer und noch einmal im Herbst.

Für Sonderkonstellationen gelten eigene Fristen. Können Beschäftigte ihren Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen oder aus in ihrer Person liegenden Gründen nicht im laufenden Jahr nehmen, wird der Anspruch in das Folgejahr übertragen und ist dann grundsätzlich bis zum 31. März zu nehmen. Arbeits- und Tarifverträge enthalten häufig abweichende, meist großzügigere Übertragungsregelungen, die ebenfalls zu beachten sind. Besondere Bedeutung hat die Langzeiterkrankung: Ist ein Beschäftigter durchgehend arbeitsunfähig, kann er seinen Urlaub naturgemäß nicht nehmen. Hier verfällt der gesetzliche Urlaub nach der Rechtsprechung frühestens 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Für Urlaub aus dem Jahr 2026 wäre das – durchgehende Erkrankung vorausgesetzt – rechnerisch erst der 31. März 2028. Ob der Urlaub überhaupt untergeht, hängt auch in diesen Fällen davon ab, ob der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hatte, solange der Beschäftigte noch gesund und arbeitsfähig war.

Eng mit dem Verfall verknüpft ist die Frage der Verjährung. Grundsätzlich unterliegen Urlaubsansprüche der regelmäßigen dreijährigen Verjährung. Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch klargestellt, dass diese Frist nicht automatisch mit dem Ende des Urlaubsjahres zu laufen beginnt. Sie beginnt vielmehr regelmäßig erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine erforderlichen Hinweise erteilt und die tatsächliche Urlaubnahme ermöglicht hat. Hat der Arbeitgeber nie korrekt informiert, kann der Urlaubsanspruch deshalb über viele Jahre bestehen bleiben, ohne zu verjähren – mit erheblichen finanziellen Folgen, wenn beim Ausscheiden plötzlich eine große Zahl angesammelter Tage abzugelten ist.

Für Beschäftigte ergeben sich daraus klare Empfehlungen. Sie sollten ihren Urlaubssaldo regelmäßig im Blick behalten, Urlaub rechtzeitig und möglichst schriftlich beantragen und sowohl Anträge als auch Ablehnungen sorgfältig aufbewahren. Ebenso ratsam ist es, erhaltene Hinweise des Arbeitgebers zu dokumentieren. Wer trotz vorhandener Tage keinen Urlaub nehmen kann, weil der Betrieb dies ablehnt oder keine Freigabe erteilt, sollte das nachweisbar festhalten – denn dann hat der Arbeitgeber die Urlaubnahme gerade nicht ermöglicht.

Besondere Aufmerksamkeit verdient das Ende des Arbeitsverhältnisses. Nicht genommener Urlaub, der bis zum Austritt nicht mehr gewährt werden kann, ist in Geld abzugelten. Die Höhe richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst. Allerdings können tarifvertragliche Ausschlussfristen dazu führen, dass Abgeltungsansprüche bereits nach wenigen Monaten erlöschen, wenn sie nicht rechtzeitig schriftlich geltend gemacht werden. Für beide Seiten lohnt es sich daher, beim Ausscheiden den exakten Reststand zu klären und schriftlich festzuhalten.

Unterm Strich zeigt der Beitrag: Der Jahreswechsel ist kein Automatismus, der Urlaub verschwinden lässt. Entscheidend ist das Verhalten des Arbeitgebers im Vorfeld. Wer als Betrieb seine Hinweispflichten ernst nimmt, rechtzeitig und individuell informiert und dies dokumentiert, schafft Rechtssicherheit und vermeidet, dass sich Ansprüche unbemerkt auftürmen. Wer sie versäumt, trägt das Risiko – bis hin zu hohen Nachforderungen Jahre später.