Sieben-Tage-Frist und zwei Jahre Aufbewahrung: die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) erläutert die Dokumentationspflicht als praktisches Kernstück des Mindestlohngesetzes. Ohne nachvollziehbare Aufzeichnungen ließe sich kaum überprüfen, ob ein Beschäftigter für jede tatsächlich geleistete Stunde mindestens den gesetzlichen Mindestlohn erhält. Die Pflicht stellt damit sicher, dass der Mindestlohn nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Lohnabrechnung wirksam wird.

Inhaltlich müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden. Eine bloße Angabe der Gesamtstunden pro Monat reicht nicht aus, weil sich daraus weder Pausen noch die Verteilung der Arbeitszeit ablesen lassen. Erst aus dem konkreten zeitlichen Verlauf ergibt sich, ob Arbeitszeitgrenzen eingehalten und alle Stunden vergütet wurden.

Die zeitliche Vorgabe ist eindeutig: Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen. Diese Sieben-Tage-Frist verhindert, dass Arbeitszeiten erst lange im Nachhinein und damit aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden. Eine zeitnahe Erfassung erhöht die Verlässlichkeit der Daten erheblich.

Die fertigen Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Innerhalb dieser Frist müssen sie für eine mögliche Prüfung verfügbar bleiben. Werden die Unterlagen vorzeitig vernichtet oder sind sie nicht auffindbar, gilt die Pflicht als verletzt, selbst wenn der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde.

Die Pflicht trifft vor allem Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen, sowie Betriebe der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufgeführten Wirtschaftsbereiche. Durch begleitende Verordnungen bestehen Erleichterungen, etwa wenn das verstetigte Monatsentgelt eine bestimmte Höhe überschreitet oder wenn enge Familienangehörige beschäftigt werden. Diese Ausnahmen sind eng auszulegen.

Kontrolliert wird die Einhaltung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Verstöße gegen die Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten und können mit erheblichen Geldbußen geahndet werden. Die Dokumentationspflicht ist damit kein bloßer Formalismus, sondern unmittelbar bußgeldbewehrt und entsprechend ernst zu nehmen.

In der betrieblichen Praxis empfiehlt sich eine durchgehende, am besten digitale Erfassung, die die Sieben-Tage-Frist automatisch einhält und die Daten über die gesamte Aufbewahrungsdauer sicher vorhält. So entstehen weder Lücken durch vergessene Nacherfassungen noch Risiken durch verlorene Papierlisten, und bei einer Prüfung können die Nachweise sofort vorgelegt werden.

Das BMAS stellt klar, dass die Dokumentationspflicht den Mindestlohn überhaupt erst kontrollierbar macht. Sie schützt damit auch die Beschäftigten, weil sich nur anhand belastbarer Aufzeichnungen belegen lässt, dass jede geleistete Stunde vergütet wurde. Für seriöse Arbeitgeber ist die Pflicht zugleich ein Vorteil: Saubere Daten entkräften unberechtigte Forderungen und schaffen Klarheit über das geschuldete Entgelt.

Zu beachten ist, dass die Dokumentationspflicht des MiLoG neben der allgemeinen arbeitszeitrechtlichen Pflicht und neben weiteren branchenspezifischen Aufzeichnungspflichten steht. Diese Pflichten überschneiden sich teils, sind aber rechtlich eigenständig. Eine einheitliche, vollständige Zeiterfassung deckt sie zugleich ab und vermeidet, dass identische Daten mehrfach und womöglich widersprüchlich geführt werden müssen, was zusätzliche Fehlerquellen ausschließt.