Spesen und Auslagenersatz nach Art. 327a OR

Nach Art. 327a des Obligationenrechts (OR) hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dazu gehören etwa Reisekosten, Verpflegungskosten auswärts oder Kosten für berufliche Hilfsmittel. Spesen sind kein Lohn, sondern eine Rückerstattung tatsächlicher Aufwendungen.

Die Bestimmung ist relativ zwingend. Das bedeutet, dass vertragliche Abreden, die den Arbeitnehmer schlechter stellen als das Gesetz, nichtig sind. Eine Vereinbarung, wonach notwendige Auslagen ganz oder teilweise von der Mitarbeitenden zu tragen wären, wäre damit unwirksam (Stand 10/2024).

In der Praxis werden zwei Modelle unterschieden. Bei der Abrechnung effektiver Spesen reichen die Beschäftigten Belege ein und erhalten genau die nachgewiesenen Auslagen zurück. Bei Pauschalspesen wird ein fester Betrag vergütet, der ungefähr den tatsächlich anfallenden Auslagen entsprechen muss. Pauschalen dürfen nicht zur verdeckten Lohnzahlung werden.

Bei grösseren oder systematischen Pauschalen empfiehlt sich ein Spesenreglement. Es legt fest, welche Spesen zulässig sind, welche Ansätze gelten und wie Belege einzureichen sind. Genehmigte Spesenreglemente schaffen Klarheit und werden teils von der Steuerbehörde anerkannt, was die Deklaration im Lohnausweis vereinfacht.

Für die saubere Abwicklung ist eine nachvollziehbare Erfassung von Einsätzen, Reisen und Auslagen hilfreich. Wer Spesen zusammen mit den zugehörigen Arbeitszeiten und Projekten dokumentiert, kann die Erstattung belegen und vermeidet Diskussionen über die Notwendigkeit einzelner Auslagen.