Telefonische Krankschreibung: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Zunächst gilt es, zwei Dinge auseinanderzuhalten. Die Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber ist die unverzügliche Mitteilung, dass jemand arbeitsunfähig ist und voraussichtlich wie lange. Die Krankschreibung dagegen ist die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, die heute in der Regel elektronisch an die Krankenkasse übermittelt wird. Beides sind getrennte Vorgänge mit unterschiedlichen Beteiligten.

Eine telefonische Krankschreibung kann unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen, etwa bei leichteren Beschwerden und wenn die Person der Praxis bereits bekannt ist. Sie entbindet die Beschäftigten jedoch nicht davon, den Betrieb rechtzeitig zu informieren. Die betrieblichen Meldepflichten bleiben unabhängig davon bestehen, auf welchem Weg die ärztliche Feststellung zustande kommt.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, klare interne Regeln zu kommunizieren: Bis wann und auf welchem Weg ist eine Erkrankung zu melden, an wen, und wie wird die voraussichtliche Dauer mitgeteilt. Solche Regeln schaffen Verlässlichkeit in der Personalplanung und vermeiden Missverständnisse, gerade wenn unterschiedliche Meldewege im Umlauf sind.

Digital unterstützte Prozesse helfen dabei, Krankmeldungen strukturiert zu erfassen und im Kalendarium sichtbar zu machen. So erhalten Vorgesetzte und die Personalstelle einen zeitnahen Überblick über Ausfälle, während die eigentliche Übermittlung der ärztlichen Feststellung über die dafür vorgesehenen elektronischen Wege läuft.