Überstunden und Vertrauensarbeitszeit: Was gilt rechtlich?

Bei der Vertrauensarbeitszeit verzichtet der Arbeitgeber auf die detaillierte Vorgabe und laufende Kontrolle der Lage und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Mitarbeitenden organisieren ihre Arbeit eigenverantwortlich, gemessen wird in erster Linie das Ergebnis und nicht die Anwesenheit. Dieses Modell ist vor allem bei qualifizierten Fach- und Führungsfunktionen mit grossem Gestaltungsspielraum verbreitet, weil es Eigenverantwortung fördert und starre Präsenzvorgaben in solchen Tätigkeiten ohnehin wenig sinnvoll sind.

Der Verzicht auf die feste Zeitvorgabe ändert jedoch nichts daran, dass das Arbeitsgesetz weiterhin uneingeschränkt gilt. Die wöchentlichen Höchstarbeitszeiten, die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten, die Pausenregelungen sowie das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot bleiben zwingend zu beachten. Vertrauensarbeitszeit ist damit kein Freibrief für unbegrenzte Arbeitseinsätze, sondern lediglich eine flexiblere Form der Arbeitsorganisation innerhalb der gesetzlichen Schranken, die dem Schutz der Gesundheit dienen.

Auch der Anspruch auf Abgeltung von Überstunden nach Obligationenrecht bleibt grundsätzlich bestehen. Leisten Mitarbeitende mehr als die vereinbarte Arbeitszeit, kann ein Anspruch auf Ausgleich durch Freizeit oder auf Bezahlung entstehen, sofern dieser nicht gültig und im Voraus wegbedungen wurde. Vertrauensarbeitszeit allein hebt diesen Anspruch nicht auf, denn sie regelt die Einteilung der Arbeit, nicht aber die Frage, ob und wie Mehrarbeit zu entschädigen ist.

Häufig wird die Abgeltung von Überstunden im Arbeitsvertrag pauschal mit dem Lohn als abgegolten erklärt. Solche Klauseln sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, dürfen aber nicht dazu führen, dass die zwingenden Schutzbestimmungen des Arbeitsgesetzes umgangen werden. Insbesondere die Überzeit im gesetzlichen Sinn, also Arbeit über die wöchentliche Höchstarbeitszeit hinaus, bleibt stets entschädigungs- oder ausgleichspflichtig und lässt sich nicht durch eine Pauschalabrede beseitigen.

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass bei Vertrauensarbeitszeit überhaupt keine Arbeitszeit mehr aufgezeichnet werden müsse. Das Gesetz verlangt jedoch grundsätzlich eine Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit. Nur unter eng umschriebenen Voraussetzungen ist eine vereinfachte Erfassung oder ausnahmsweise ein vollständiger Verzicht auf die Aufzeichnung zulässig, etwa bei hoher Autonomie, einer schriftlichen Vereinbarung und einem bestimmten Mindestjahreslohn. Diese Voraussetzungen müssen tatsächlich erfüllt sein.

Fehlt jede Aufzeichnung, trägt im Streitfall meist der Arbeitgeber das Risiko. Können Mitarbeitende glaubhaft machen, dass sie regelmässig über die vereinbarte Zeit hinaus gearbeitet haben, lässt sich dies ohne eigene Gegenbelege nur schwer entkräften. Vertrauen entbindet daher gerade nicht von einer Mindestdokumentation, sondern macht eine nachvollziehbare Erfassung im Eigeninteresse des Betriebs sogar besonders wichtig, um spätere Forderungen sachlich beurteilen zu können.

In der Praxis bewährt sich ein Mittelweg: Die Mitarbeitenden behalten ihre zeitliche Flexibilität, der Betrieb erfasst aber zumindest die tägliche Gesamtdauer der Arbeit. So bleiben sowohl der Gesundheitsschutz als auch die Nachweisbarkeit gewahrt, ohne die Eigenverantwortung der Vertrauensarbeitszeit aufzugeben. Eine Software kann diese Erfassung weitgehend automatisieren, sodass der administrative Aufwand gering bleibt und das Vertrauensmodell in seiner Substanz erhalten wird.

Wer Vertrauensarbeitszeit einführt, sollte die Regeln zu Überstunden, Überzeit und Aufzeichnung schriftlich klar fassen. Eine transparente Vereinbarung verhindert Missverständnisse über bestehende Ansprüche und schützt beide Seiten vor späteren Auseinandersetzungen. Sinnvoll ist zudem, regelmässig zu prüfen, ob die tatsächliche Arbeitsbelastung innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleibt, damit aus gelebtem Vertrauen kein gesundheitliches oder rechtliches Risiko erwächst.