Überzeit durch Freizeit ausgleichen: Voraussetzungen und Fristen

Das Arbeitsgesetz erlaubt dem Arbeitgeber, geleistete Überzeit mit dem Einverständnis der betroffenen Arbeitnehmenden innert eines bestimmten Zeitraums durch Freizeit von gleicher Dauer auszugleichen. Erfolgt dieser Ausgleich, entfällt der sonst zwingende Lohnzuschlag von 25 Prozent. Der Kompensationsweg ist damit häufig sowohl für den Betrieb als auch für die Belegschaft attraktiv, weil er die Liquidität schont und den Mitarbeitenden zusätzliche Erholungszeit verschafft, statt die Mehrbelastung allein finanziell auszugleichen.

Entscheidend ist das Wort gleiche Dauer: Eine Stunde Überzeit wird durch genau eine Stunde Freizeit ausgeglichen, also im Verhältnis eins zu eins. Wird hingegen ausbezahlt, kommt der Zuschlag von 25 Prozent hinzu. Beim Freizeitausgleich verzichtet der Gesetzgeber bewusst auf diesen Zuschlag, weil die zusätzliche Erholung an die Stelle der finanziellen Entschädigung tritt und der Schutzzweck der Regelung dadurch ebenfalls erreicht wird. Ein Ausgleich mit weniger Freizeit als geleisteter Überzeit ist nicht zulässig.

Die Kompensation setzt das Einverständnis der Arbeitnehmenden voraus. Der Arbeitgeber kann den Freizeitausgleich also nicht einseitig anordnen, sofern keine entsprechende vertragliche oder gesamtarbeitsvertragliche Grundlage besteht. Umgekehrt können auch die Arbeitnehmenden den Freizeitausgleich nicht eigenmächtig erzwingen oder die Ausgleichsfreizeit selbstständig beziehen, wenn betriebliche Gründe entgegenstehen. Es handelt sich somit um eine zweiseitige Vereinbarung, die im beidseitigen Interesse klar geregelt sein sollte.

Das Gesetz nennt für den Ausgleich einen angemessenen Zeitraum; üblich und gesetzlich vorgesehen ist eine Frist von rund vierzehn Wochen, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Wird die Überzeit innerhalb dieser Frist nicht durch Freizeit ausgeglichen, lebt der Anspruch auf den Lohn samt Zuschlag wieder auf und ist auszubezahlen. Die Frist verhindert, dass Guthaben unbegrenzt aufgeschoben werden und der eigentlich bezweckte Ausgleich der Mehrbelastung faktisch nie stattfindet.

Per ausdrücklicher Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag lässt sich der Zeitraum für den Ausgleich abweichend gestalten und etwa verlängern. Solche Vereinbarungen müssen jedoch die zwingenden Schutzbestimmungen des Arbeitsgesetzes wahren und dürfen die gesetzlichen Mindeststandards nicht unterlaufen. Sinnvoll ist in jedem Fall eine klare schriftliche Regelung, damit später kein Streit über offene Salden, die Länge der Frist oder die Höhe einer allfälligen Nachzahlung entsteht.

In der Praxis empfiehlt es sich, die Lage der Ausgleichsfreizeit rechtzeitig zu planen und nicht bis zum Fristende zuzuwarten. Häufen sich gegen Jahresende grosse Guthaben an, kann der Betrieb gezwungen sein, diese auszuzahlen, weil ein fristgerechter Freizeitausgleich organisatorisch nicht mehr möglich ist. Eine vorausschauende Steuerung der Salden beugt dieser Kostenfalle vor und verteilt die Erholungszeit gleichmässiger über das Jahr, was auch dem Gesundheitsschutz dient.

Bleibt Überzeit unausgeglichen und wird sie zugleich nicht entschädigt, riskiert der Arbeitgeber Nachforderungen und Beanstandungen durch die Aufsichtsbehörden. Da der Zuschlag bei Überzeit zwingend ist, lässt sich der Anspruch nicht durch blosses Verstreichenlassen der Frist zum Nachteil der Arbeitnehmenden beseitigen. Im Gegenteil führt das Versäumnis dazu, dass die finanzielle Abgeltung samt Zuschlag fällig wird, obwohl ursprünglich eine kostenneutrale Kompensation möglich gewesen wäre.

Eine lückenlose Zeiterfassung ist die Grundlage jeder korrekten Kompensation. Nur wer die geleistete Überzeit, die bezogenen Ausgleichsstunden und die verbleibenden Salden transparent dokumentiert, kann die Fristen einhalten und im Streitfall belegen, dass der Ausgleich rechtskonform und fristgerecht erfolgt ist. Ohne nachvollziehbare Aufzeichnungen drohen sowohl unnötige Auszahlungen als auch Beweisschwierigkeiten gegenüber Mitarbeitenden und Behörden.