Überzeit-Zuschlag von 25 Prozent und die Ausnahme für Büropersonal

Überzeit im Sinne des Arbeitsgesetzes ist die Arbeit, welche die gesetzliche wöchentliche Höchstarbeitszeit überschreitet. Diese liegt je nach Tätigkeit und Branche bei 45 oder 50 Stunden pro Woche. Streng davon zu unterscheiden sind die Überstunden nach Obligationenrecht, die zwar über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen, aber unter der gesetzlichen Höchstarbeitszeit bleiben. Beide Begriffe werden im betrieblichen Alltag häufig vermischt, rechtlich gelten jedoch unterschiedliche Regeln zu Zuschlag, Verzichtbarkeit und Höchstgrenzen, was für die korrekte Abrechnung entscheidend ist.

Für die geleistete Überzeit schreibt das Arbeitsgesetz zwingend einen Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent vor. Dieser Anspruch ist nicht verzichtbar, solange die Überzeit nicht durch Freizeit von gleicher Dauer ausgeglichen wird. Damit unterscheidet sich die Überzeit deutlich von der blossen Überstunde, bei welcher der Zuschlag vertraglich reduziert oder ganz wegbedungen werden kann. Der zwingende Charakter der Überzeitentschädigung dient dem Gesundheitsschutz und soll verhindern, dass Mehrarbeit über die gesetzliche Grenze hinaus zur stillschweigenden Regel wird.

Die zentrale Ausnahme betrifft das Büropersonal sowie technische und andere Angestellte mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels. Bei dieser Personengruppe ist der Zuschlag von 25 Prozent erst zu bezahlen, wenn die geleistete Überzeit eine bestimmte jährliche Schwelle überschreitet. Erst ab dieser Grenze entsteht der finanzielle Anspruch auf den Zuschlag, während die darunter liegende Überzeit zwar zulässig, aber ohne zusätzliche Entschädigung bleibt, sofern sie nicht durch Freizeit ausgeglichen wird.

Konkret schuldet der Arbeitgeber dieser Gruppe den Zuschlag erst für jene Überzeit, die im Kalenderjahr 60 Stunden übersteigt. Wird die Überzeit hingegen innert eines angemessenen Zeitraums durch entsprechende Freizeit kompensiert, entfällt der Zuschlag ohnehin. Die Sonderregel wirkt sich also vor allem dann finanziell aus, wenn keine Kompensation erfolgt und die Stunden ausbezahlt werden. Für die übrigen Arbeitnehmenden, etwa in der industriellen Produktion, gilt diese Freigrenze nicht.

Wichtig ist deshalb die korrekte Einordnung der Arbeitnehmenden. Wer nicht zum genannten Kreis gehört, hat für jede Überzeitstunde Anspruch auf den Zuschlag, sobald keine Kompensation erfolgt. Die Branche, die konkrete Funktion und die Betriebsart entscheiden gemeinsam, welche Regel greift. Eine pauschale Behandlung aller Mitarbeitenden nach demselben Schema führt regelmässig zu Fehlern, die im Nachhinein nur mit erheblichem Aufwand korrigiert werden können.

In der Praxis führt diese Unterscheidung häufig zu Streit, weil unklar ist, ob es sich um Überzeit oder um blosse Überstunden handelt und ob eine Person unter die Sonderregel mit der Freigrenze fällt. Eine saubere, fortlaufende Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit ist deshalb unerlässlich, um die jährlichen Schwellen überhaupt nachvollziehen und im Bedarfsfall belegen zu können. Ohne verlässliche Daten lässt sich weder der Zuschlag korrekt berechnen noch ein allfälliger Anspruch widerlegen.

Verstösst ein Betrieb gegen die zwingenden Vorschriften zur Überzeitentschädigung, drohen Nachforderungen der Arbeitnehmenden und Beanstandungen der kantonalen Arbeitsinspektorate. Da die Zuschlagspflicht bei Überzeit zwingend ist, lassen sich diese Ansprüche nicht durch pauschale Vertragsklauseln aushebeln. Auch ein nachträgliches Verstreichenlassen der Ausgleichsfrist beseitigt den Anspruch nicht, sondern führt im Ergebnis dazu, dass die Überzeit samt Zuschlag auszubezahlen ist.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, die jährliche Überzeitschwelle laufend zu überwachen und frühzeitig zu entscheiden, ob die Stunden ausbezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden. So lassen sich unerwartete Lohnnachzahlungen am Jahresende vermeiden und die gesetzlichen Vorgaben sauber einhalten. Eine vorausschauende Planung schützt zudem die Gesundheit der Mitarbeitenden, weil sich abzeichnende Belastungsspitzen rechtzeitig erkennbar werden und gegengesteuert werden kann.