Urlaubsjahr in Österreich: Arbeitsjahr, Kalenderjahr und die Umstellung

Grundsätzlich ist in Österreich das Arbeitsjahr das maßgebliche Urlaubsjahr. Es beginnt mit dem Tag, an dem das Arbeitsverhältnis startet, und läuft jeweils zwölf Monate. Der jährliche Urlaubsanspruch entsteht also nicht zum 1. Jänner, sondern individuell zum persönlichen Eintrittsdatum jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters.

Weil unterschiedliche Eintrittsdaten die Lohnverrechnung und Planung erschweren, lässt das Gesetz zu, statt des Arbeitsjahres das Kalenderjahr oder einen anderen Zeitraum als Urlaubsjahr festzulegen. Eine solche Umstellung kann durch Kollektivvertrag, durch Betriebsvereinbarung oder – in Betrieben ohne Betriebsrat – durch schriftliche Einzelvereinbarung erfolgen. Eine einseitige Anordnung durch den Arbeitgeber genügt dafür nicht.

Damit bei der Umstellung niemand benachteiligt wird, sieht das Gesetz einen eigenen Übergangszeitraum vor. Beschäftigte, die zu Beginn des neuen Urlaubsjahres bereits mindestens ein Jahr im Betrieb sind, müssen für diesen Übergang mindestens einen vollen Jahresurlaub erhalten, zusätzlich einen aliquoten Anspruch für die Zeit vom Beginn des Arbeitsjahres bis zum Beginn des neuen Urlaubsjahres.

Wer sich beim Umstellungszeitpunkt noch im ersten Arbeitsjahr befindet, also ein Teiljahr vorliegt, erhält den aliquoten Anspruch für die Zeit vom Arbeitsjahresbeginn bis zur Umstellung sowie den vollen Urlaubsanspruch für das neue Urlaubsjahr ab dem Umstellungsstichtag. So wird sichergestellt, dass durch den Wechsel kein Urlaub verloren geht.

In der Praxis empfiehlt sich, die Umstellung sauber zu dokumentieren und die Übergangsansprüche pro Person nachvollziehbar festzuhalten. Eine digitale Lösung, die sowohl arbeitsjahr- als auch kalenderjahrbasierte Modelle abbilden kann, verhindert Doppelzählungen und macht den Übergang für beide Seiten transparent.