§ 5 EntgFG: Anzeige- und Nachweispflichten bei Arbeitsunfähigkeit

§ 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) unterscheidet zwei voneinander getrennte Pflichten: die Anzeigepflicht und die Nachweispflicht. Beide bestehen unabhängig voneinander und treffen den erkrankten Beschäftigten. Die Anzeigepflicht ist trotz Einführung der eAU vollständig erhalten geblieben, weil der Arbeitgeber sonst nicht weiß, dass und wie lange ein Mitarbeiter ausfällt.

Die Anzeigepflicht verlangt, dass Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis bedeutet das eine Meldung vor Arbeitsbeginn oder so früh wie möglich am ersten Krankheitstag. Verlängert sich die Erkrankung über die ursprünglich gemeldete Dauer hinaus, ist auch das erneut anzuzeigen.

Die Nachweispflicht greift, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage andauert. Dann muss spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Feststellung vorliegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage schon früher, also bereits ab dem ersten Krankheitstag, zu verlangen. Wichtig ist, dass weiterhin ein Arzt aufgesucht und die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt werden muss.

Mit der eAU hat sich nicht die Pflicht zur ärztlichen Feststellung geändert, sondern der Weg des Nachweises. Für gesetzlich Versicherte übermittelt die Arztpraxis die Daten an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung anschließend elektronisch bei der Kasse ab. Die früher übliche Pflicht, dem Betrieb selbst einen Papierschein vorzulegen, entfällt damit für diesen Personenkreis.

Nicht von der eAU erfasst sind unter anderem privat Krankenversicherte, Beschäftigte in Privathaushalten sowie Feststellungen durch Ärzte ohne Kassenanbindung oder im Ausland. In diesen Fällen bleibt der herkömmliche Nachweis in Papierform maßgeblich. Auch bei einer Erkrankung im Ausland gelten besondere Anzeigepflichten, etwa die schnellstmögliche Mitteilung der Adresse am Aufenthaltsort.

Kommt ein Beschäftigter seinen Pflichten aus § 5 EntgFG nicht nach, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung nach § 7 EntgFG vorübergehend zurückbehalten, bis die Anzeige oder der Nachweis erbracht ist. Wiederholte oder beharrliche Verstöße können darüber hinaus arbeitsrechtliche Folgen wie eine Abmahnung nach sich ziehen. Die bloße Verzögerung führt jedoch nicht automatisch zum Verlust des Anspruchs.

Für die betriebliche Organisation ist entscheidend, dass die Anzeige weiterhin aktiv vom Beschäftigten kommen muss, während der eigentliche Nachweis nun digital beim Arbeitgeber landet. Eine saubere Dokumentation von Meldezeitpunkt, gemeldeter Dauer und eAU-Abruf schützt beide Seiten und schafft Klarheit über Beginn und voraussichtliches Ende der Entgeltfortzahlung.

Ein häufiges Missverständnis betrifft den ersten Krankheitstag. Die eAU enthält das Datum, ab dem die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt wurde; sie ersetzt jedoch nicht die unverzügliche Eigenmeldung des Beschäftigten am Morgen des Ausfalls. Wer sich allein auf den späteren elektronischen Abruf verlässt, verletzt die Anzeigepflicht, weil der Betrieb zunächst gar nicht weiß, dass und für wie lange jemand fehlt.

Auch organisatorisch ändert sich für Arbeitgeber einiges, denn der Abruf der eAU bei der Krankenkasse muss aktiv ausgelöst werden und setzt voraus, dass die Krankmeldung im Betrieb bekannt ist. Klare interne Abläufe, wer Meldungen entgegennimmt und wann der Abruf erfolgt, vermeiden Lücken. Eine durchgängige Erfassung verbindet Eigenmeldung und elektronischen Nachweis zu einem nachvollziehbaren Vorgang und beugt späteren Streitigkeiten über Fristen vor.