Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht: Was der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vorsieht

Ausgangslage: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits – der Europäische Gerichtshof hat sie 2019 aus der Arbeitszeitrichtlinie abgeleitet (C-55/18), das Bundesarbeitsgericht hat sie 2022 für Deutschland bestätigt (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen ein System vorhalten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Was fehlte, war die gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz – genau die liefert der Entwurf jetzt.

Kernpflicht: Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Beschäftigte erhalten einen Anspruch auf Auskunft über ihre erfassten Zeiten. Excel-Listen ohne Manipulationsschutz und Papier-Stundenzettel dürften diesen Anforderungen auf Dauer nicht genügen.

Ausnahme Kleinbetrieb: Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern bleiben dauerhaft von der elektronischen Form befreit – die Aufzeichnungspflicht als solche gilt aber auch für sie. Sie können also weiter auf Papier erfassen, müssen es nur vollständig und richtig tun.

Übergangsfristen: Nach Inkrafttreten gilt grundsätzlich ein Jahr Übergangszeit. Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten haben zwei Jahre, Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre, um auf die elektronische Erfassung umzustellen. Wer die Umstellung ohnehin plant, gewinnt mit einem frühen Start doppelt: Rechtssicherheit nach der heutigen BAG-Lage und Ruhe vor der künftigen Frist.

Tariföffnung: Durch Tarifvertrag oder auf tariflicher Grundlage geschlossene Betriebsvereinbarungen sollen Abweichungen möglich sein – etwa eine Aufzeichnung in nicht-elektronischer Form, ein anderer Aufzeichnungstag oder Sonderregeln für bestimmte Tätigkeiten, bei denen sich die Arbeitszeit nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand messen lässt.

Vertrauensarbeitszeit: Der Entwurf stellt klar, dass Vertrauensarbeitszeit zulässig bleibt. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden; der Arbeitgeber bleibt aber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich und muss durch geeignete Maßnahmen – etwa Stichproben – sicherstellen, dass erfasst wird und Höchstarbeits- sowie Ruhezeiten eingehalten werden.

Einordnung: Noch handelt es sich um einen Referentenentwurf des Ministeriums, nicht um beschlossenes Recht – Kabinett und Bundestag können nachschärfen, die Verbände haben ihre Kritik bereits formuliert. Parallel wird in der Koalition über den Wechsel von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit diskutiert. Für Betriebe ändert das nichts an der praktischen Konsequenz: Die Arbeitszeiterfassung ist heute schon Pflicht, und die elektronische Form wird kommen. Wer jetzt umstellt, erledigt beides in einem Schritt.