Was der Zoll kontrolliert: Aufzeichnungspflichten zur Arbeitszeit nach dem MiLoG

Für die Einhaltung des Mindestlohns und weiterer Mindestarbeitsbedingungen ist in Deutschland die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Zollverwaltung zuständig. Sie kontrolliert nicht nur, ob der gesetzliche Mindestlohn tatsächlich gezahlt wird, sondern auch, ob die begleitenden Pflichten rund um Dokumentation, Meldung und Mitwirkung beachtet werden. Diese sogenannten sonstigen Pflichten sind die organisatorische Grundlage jeder wirksamen Kontrolle.

Die Aufzeichnungspflicht steht im Mittelpunkt: Arbeitgeber bestimmter Branchen und alle Beschäftiger von Minijobbern müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten. Diese Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass die Prüfer den Zusammenhang zwischen geleisteter Arbeitszeit und gezahltem Entgelt nachvollziehen können. Lückenhafte oder erkennbar nachträglich erstellte Unterlagen wecken bei Kontrollen schnell Misstrauen.

Hinzu kommt die Pflicht, die maßgeblichen Unterlagen bereitzuhalten. Dazu gehören neben den Arbeitszeitaufzeichnungen auch Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise. Bei der Beschäftigung von im Ausland ansässigen Arbeitnehmern, die nach Deutschland entsandt werden, müssen bestimmte Dokumente in deutscher Sprache vorgehalten werden, damit die Kontrolle ohne Sprachbarriere möglich ist.

Für entsandte Beschäftigte bestehen zudem Meldepflichten. Ausländische Arbeitgeber müssen den Einsatz ihrer Mitarbeiter in Deutschland vorab anmelden und die Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen zusichern. Diese Anmeldungen erfolgen elektronisch und ermöglichen es dem Zoll, gezielt zu kontrollieren, ob die gemeldeten Angaben mit der tatsächlichen Beschäftigung übereinstimmen.

Eine zentrale Rolle spielt die Mitwirkungspflicht. Arbeitgeber und Beschäftigte müssen die Prüfung dulden, das Betreten der Geschäftsräume und Grundstücke gestatten, Auskünfte erteilen und Unterlagen vorlegen. Auch betroffene Arbeitnehmer können zu Beschäftigung, Arbeitszeit und Entlohnung befragt werden. Wer die Mitwirkung verweigert, behindert die Kontrolle und riskiert eigenständige Sanktionen.

Verstöße gegen diese Pflichten sind keine Bagatellen. Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen, unterlassene Meldungen und verweigerte Mitwirkung können als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet werden. Stellt der Zoll bei der Gelegenheit zugleich Mindestlohnunterschreitungen oder Schwarzarbeit fest, drohen Nachzahlungen, weitere Bußgelder und in schweren Fällen der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Für Betriebe bedeutet das: Wer seine Aufzeichnungen tagesaktuell, vollständig und nachvollziehbar führt und die erforderlichen Unterlagen jederzeit greifbar hält, ist auf eine unangekündigte Prüfung vorbereitet. Eine durchgängige digitale Erfassung reduziert das Risiko von Formfehlern und macht es einfach, den Prüfern die geforderten Nachweise ohne Zeitverlust vorzulegen.

Die Prüfungen des Zolls finden bewusst ohne vorherige Ankündigung statt, damit die tatsächlichen Verhältnisse erfasst werden. Prüfer können Beschäftigte direkt auf der Baustelle, im Lokal oder im Lager antreffen und befragen. Stimmen deren Angaben zu Beginn und Ende der Arbeit nicht mit den vorgelegten Aufzeichnungen überein, geraten die Unterlagen unter Verdacht. Konsistente, zeitnah geführte Daten sind deshalb der beste Schutz.

Die sonstigen Pflichten greifen ineinander: Ohne korrekte Aufzeichnung lässt sich die Mitwirkung nicht sinnvoll erfüllen, und ohne bereitgehaltene Unterlagen läuft die Auskunftspflicht ins Leere. Wer Arbeitszeiten, Verträge und Zahlungsnachweise zentral und aktuell vorhält, kann alle drei Pflichten in einem Zug bedienen. Das verkürzt die Dauer der Kontrolle und verringert die Gefahr, dass aus einer Routineprüfung ein umfangreiches Verfahren wird.