Clockify - Zeiterfassung im Test: die Zeiterfassungs-App im Detail

Clockify von CAKE.com ist eines der international meistgenutzten Zeiterfassungs-Tools und auf Android allein über eine Million Mal installiert. Der Dienst kombiniert Timer-basierte Zeiterfassung mit Stundenzetteln und Berichten und richtet sich sowohl an Einzelanwender und Freelancer als auch an Agenturen und größere Teams. Ein Benutzerkonto ist Voraussetzung, da alle Daten zentral in der Cloud liegen.

Die mobile App ist dabei ein Baustein eines größeren Ökosystems: Clockify läuft zusätzlich im Web-Browser, als Desktop-Anwendung und als Browser-Erweiterung – viele Nutzer beschreiben die Smartphone-App vor allem als Fernbedienung zum Starten und Stoppen laufender Timer, während Auswertung und Verwaltung eher am Rechner stattfinden.

Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Projekte, Timer- und Stundenzettel-Erfassung sowie Berichte. Team-Funktionen wie Abrechnungssätze, Einsatz- und Kapazitätsplanung, Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungen, Ausgabenerfassung, Rechnungsstellung sowie Screenshots und GPS-Standorterfassung sind den Bezahlplänen vorbehalten.

Zeiten lassen sich per Start-Stopp-Timer erfassen oder manuell nachtragen; frühere Aktivitäten können mit einem Klick fortgesetzt werden. Jeder Eintrag wird Projekten, Aufgaben und Kunden zugeordnet und als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert – auf Basis hinterlegter Stundensätze berechnet Clockify daraus Projektkosten und Einnahmen. Stundenzettel können zur Genehmigung eingereicht werden, Berichte lassen sich nach Projekt, Nutzer oder Zeitraum filtern und als PDF, CSV oder Excel exportieren.

Für Unternehmen bietet die Plattform laut Hersteller-Website zusätzlich einen Kiosk-Modus, mit dem sich Mitarbeiter an einem gemeinsam genutzten Gerät ein- und ausstempeln, sowie eine dokumentierte API und zahlreiche Integrationen. Eine deutschsprachige Oberfläche ist vorhanden; deutsche Besonderheiten wie DATEV-Export oder eAU-Abruf gehören nicht zum beschriebenen Funktionsumfang.

Clockify eignet sich für Freelancer, Agenturen und projektorientierte Teams, die abrechenbare Stunden über mehrere Plattformen hinweg erfassen und auswerten wollen – gerade der großzügige Gratis-Plan macht den Einstieg leicht. Für die klassische deutsche Personalzeiterfassung mit Lohn-Schnittstellen, eAU und garantiertem Serverstandort Deutschland ist das Tool dagegen nicht ausgelegt; hier sollten Unternehmen die Datenschutz-Konditionen (etwa die Verfügbarkeit eines AV-Vertrags im jeweiligen Plan) vor dem Einsatz prüfen.