Qlaqs Zeiterfassung im Test: die Zeiterfassungs-App im Detail

Qlaqs Zeiterfassung der finarX GmbH ist eine projekt- und aufgabenbasierte Zeiterfassung für Freiberufler, Teams und kleine bis mittlere Unternehmen. Arbeitszeiten werden Kunden, Projekten und Tätigkeiten zugeordnet und dienen als Grundlage für Arbeitszeitnachweise gegenüber Auftraggebern oder Arbeitgebern.

Die iOS-App funktioniert eigenständig mit lokaler Datenbank; über das kostenpflichtige Qlaqs WebCenter kommen Synchronisation über mehrere Geräte, Buchung im Browser am PC sowie Teamfunktionen hinzu — etwa das Zuweisen von Projekten an Mitarbeiter und teamübergreifende Auswertungen. Der Anbieter wirbt mit DSGVO-Konformität per Auftragsverarbeitungsvertrag und SSL-verschlüsselter Übertragung; ein konkreter Serverstandort wird nicht genannt.

Für die Erfassung selbst bietet Qlaqs ungewöhnlich viele Wege: Stoppuhr, Zeitpicker, integrierter Kalender, Vorlagen aus bestehenden Einträgen — und als Kuriosum das Starten und Stoppen per Schütteln des Handys.

Kaufmännisch ist die App gut ausgestattet: Stundensätze und Aufschläge lassen sich je Kunde, Projekt, Tätigkeit oder Eintrag hinterlegen, Budgets werden farblich nach Verlauf markiert, verrechnete und offene Zeiten sind kennzeichenbar, die Währung ist frei wählbar. Standardpausen je Projekt werden automatisch abgezogen, und Rundungsregeln lassen sich auf Projektebene konfigurieren.

Stundenzettel werden nach Filterkriterien (Zeitraum, Kunde, Projekt, Tätigkeit) per E-Mail als CSV exportiert, PDF und XML erfordern Zusatzfunktionen. GPS protokolliert auf Wunsch die Orte der Buchung und erinnert ortsbezogen an die Erfassung; eine PIN-Sperre schützt die Daten. Das letzte Update stammt von Oktober 2024.

Qlaqs eignet sich für Freiberufler und kleine Teams, die projektbezogene Stunden mit Stundensätzen und Budgets für die Kundenabrechnung führen wollen. Klassische Personalzeitwirtschaft — Urlaubsanträge, Schichtplanung, eAU oder DATEV-Lohnexport — deckt die Lösung nach den verfügbaren Angaben nicht ab; hier bleibt sie ein Werkzeug für den Abrechnungsnachweis, nicht für die HR-Abteilung.