WorkPilot Arbeitszeiterfassung im Test: die Zeiterfassungs-App im Detail

WorkPilot Arbeitszeiterfassung ist eine iOS-App des Anbieters OLE WebDesign, die sich als persönlicher Arbeitszeitnachweis für Beschäftigte versteht. Laut Beschreibung dokumentieren Nutzer Start, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit — auch mehrere Blöcke pro Tag, was der Anbieter ausdrücklich für Vertrauensarbeitszeit und flexible Büroarbeit positioniert. Am Monatsende lässt sich der Nachweis als PDF oder CSV exportieren, laut Anbieter „fertig für die Personalabteilung oder den Steuerberater“.

Das Kernkonzept ist konsequent lokal: Die App arbeitet laut Beschreibung „komplett offline“, ohne Registrierung, ohne Account und ohne Cloud — alle Daten bleiben auf dem Gerät, was der Anbieter als „100 % DSGVO-konform“ bewirbt. Die App ist kostenlos im App Store erhältlich; ein Abo oder In-App-Käufe sind in den Store-Daten nicht ausgewiesen.

Die App ist jung: Version 1.0.1 stammt vom 26.07.2026, Bewertungen liegen noch keine vor. Der Anbieter weist selbst darauf hin, dass es sich um eine unabhängige private Anwendung ohne Verbindung zu Behörden handelt und die Hinweise zu Arbeitszeitregelungen keine Rechtsberatung darstellen.

Laut Beschreibung führt die App ein Gleitzeitkonto mit Flex-Saldo, individuell konfigurierbaren Tages- und Wochenzielen (auch für Teilzeit) sowie einem Jahresverlauf-Diagramm im Statistik-Tab. Eine „ArbZG-Ampel“ soll automatisch vor Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz warnen — genannt werden das 10-Stunden-Maximum (§ 3), die Pausenpflicht ab 6 bzw. 9 Stunden (§ 4) und die Ruhezeit von 11 Stunden (§ 5), inklusive einstellbarer Homeoffice-Sonderregel. Gesetzliche Feiertage aller 16 Bundesländer werden laut Anbieter automatisch und ohne Netzwerkverbindung berücksichtigt; dazu kommen Zeitvorlagen für wiederkehrende Arbeitszeiten sowie ein Monatskalender mit Soll/Ist-Anzeige und Wochennummern.

Arbeitgeberfunktionen fehlen konzeptbedingt: Es gibt keine Teamverwaltung, keine Genehmigungsprozesse, keine Urlaubsanträge und keine Schnittstellen zu Lohn- oder HR-Systemen — die App ist ein Einzelnutzer-Werkzeug, der Export beschränkt sich auf PDF und CSV. Projektzeiterfassung, GPS-Funktionen oder ein DATEV-Format werden in der Beschreibung nicht erwähnt; Rezensionen, die das Bild ergänzen könnten, liegen nicht vor.

WorkPilot richtet sich an einzelne Beschäftigte, die ihre Arbeitszeiten eigenständig dokumentieren und dem Arbeitgeber als Nachweis vorlegen wollen — insbesondere bei Vertrauensarbeitszeit. Für Betriebe, die ihre Dokumentationspflichten zentral erfüllen müssen, ist die App kein Ersatz für ein Arbeitgebersystem: Es gibt keinen Server, keine zentrale Datenhaltung, keinen DATEV-Export und keine eAU-Anbindung. Der Datenschutzansatz (alle Daten lokal) ist konsequent, bedeutet aber auch, dass der Arbeitgeber keinerlei Zugriff hat und die Datensicherung beim Nutzer liegt.