Zeiterfassung SaaS – einfach erklärt

Das SaaS-Modell hat sich in der Zeiterfassung durchgesetzt, weil es typische KMU-Probleme loest: kein IT-Personal fuer Server-Wartung, keine Upgrade-Projekte, keine Ausfallzeiten wegen veralteter Hardware. Der Anbieter betreibt, sichert und aktualisiert das System — der Betrieb zahlt einen festen Monatsbeitrag und erfasst Arbeitszeiten sofort.

Aus Datenschutz- und Datensicherheitssicht gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen Multi-Tenant- und Dedicated-SaaS: Bei Multi-Tenant-Loesungen teilen sich viele Kunden eine Datenbankinstanz — das ist kostenguenstig, aber die logische Trennung der Mandanten ist kritisch fuer den Datenschutz. Bei Dedicated-Instanzen (exklusive virtuelle Maschine pro Kunde) sind Daten physisch getrennt — hoehere Sicherheit, aber hoehere Kosten.

DSGVO-Anforderungen an SaaS-Zeiterfassung: (1) Serverstandort in der EU oder Laendern mit Adaequanzbeschluss (Schweiz, UK). (2) Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem SaaS-Anbieter. (3) Technische Massnahmen: Verschluesselung in Uebertragung und Speicherung, Zugriffskontrolle, Backups. (4) Loeschkonzept: Daten werden nach Vertragsende innerhalb definierter Fristen geloescht.

Kostenvergleich SaaS vs. On-Premises: SaaS-Abonnements im Mittelstand starten typi scherweise zwischen 3 und 10 Euro pro Nutzer und Monat. Bei 20 Mitarbeitenden und 5 Euro/Nutzer sind das 100 Euro/Monat — 1.200 Euro/Jahr. On-Premises-Lizenzen haben hoehere Anfangsinvestitionen, aber keine laufenden Lizenzkosten. Die Gesamtkostenbetrachtung (TCO) ueber 5 Jahre ist entscheidend.

Fuer Unternehmen mit Compliance-Anforderungen (Finanzbranche, Gesundheitswesen, oeffentliche Hand) kann On-Premises oder dediziertes SaaS verpflichtend sein, wenn Daten das eigene Netz nicht verlassen duerfen. Ein guter SaaS-Anbieter bietet beide Betriebsmodelle aus einer Hand.