Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung erlaubt es Beschäftigten, ihre Arbeitszeit dort zu buchen, wo sie tatsächlich tätig sind – auf der Baustelle, beim Kunden, im Außendienst oder im Homeoffice. Statt an einem stationären Terminal zu stempeln, nutzen sie eine App auf dem eigenen oder einem dienstlichen Gerät. Die Buchungen werden in der Regel an einen zentralen Server übertragen und stehen dort unmittelbar für Auswertung und Lohnabrechnung bereit.

Typische Funktionen sind das Starten und Stoppen von Arbeitszeiten, das Buchen von Pausen, die Zuordnung von Zeiten zu Projekten oder Aufträgen sowie das Erfassen von Abwesenheiten. Viele Lösungen ergänzen dies um einen ortsbezogenen Leistungsnachweis: Beim Buchen können Standort (GPS), Foto oder Notiz angehängt werden, um den Einsatzort zu belegen – etwa bei Wartungs- oder Handwerksaufträgen.

Der Einsatz von Standortdaten ist datenschutzrechtlich sensibel. Nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz dürfen nur Daten erhoben werden, die für den Zweck erforderlich sind. Zulässig ist regelmäßig eine einmalige Standorterfassung im Moment des Buchens, ausgelöst durch den Beschäftigten selbst. Eine dauerhafte Ortung über die gesamte Schicht oder die Erstellung von Bewegungsprofilen gilt als unverhältnismäßige Überwachung und ist unzulässig. Existiert ein Betriebsrat, ist die Einführung in der Regel über eine Betriebsvereinbarung zu regeln.

Ein praktischer Aspekt ist der Umgang mit fehlender Netzverbindung. Manche Apps speichern Buchungen offline zwischen und übertragen sie später; andere verzichten bewusst auf lokale Offline-Speicherung, um datenschutzrechtliche Anforderungen zu vereinfachen und keine personenbezogenen Daten auf dem Gerät vorzuhalten. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile hinsichtlich Verfügbarkeit und Datenschutz.

Vorteile der mobilen Erfassung sind Flexibilität, zeitnahe Datenverfügbarkeit und der Wegfall manueller Stundenzettel. Grenzen liegen in der Abhängigkeit von Geräten und Netz, im Schulungsbedarf sowie in der Notwendigkeit, Standort- und Mediendaten sparsam und transparent einzusetzen.

Im DACH-Vergleich: Österreich: GPS-Ortung von Beschäftigten unterliegt § 96/96a ArbVG und bedarf bei Kontrollcharakter der Zustimmung des Betriebsrats. Schweiz: Standort- und Überwachungssysteme zur Verhaltenskontrolle sind nach Art. 26 ArGV 3 grundsätzlich untersagt.