Personalzeiterfassung – einfach erklärt
Personalzeiterfassung ist der HR-Begriff fuer die systematische Erfassung und Auswertung aller arbeitszeit- und abwesenheitsbezogenen Daten einer Belegschaft — von Anwesenheitszeiten und Gleitzeitkonten ueber Urlaubsantraege bis zur Fehlzeitenanalyse fuer das betriebliche Eingliederungsmanagement.
Im Gegensatz zum Begriff 'Zeiterfassung' (technischer Fokus: Stempel, App, Terminal) betont 'Personalzeiterfassung' den HR-Prozess: Wie werden Arbeitszeiten in Personaldaten ueberfuehrt, in der Lohnabrechnung verarbeitet und fuer Managemententscheidungen genutzt? Eine vollstaendige Personalzeiterfassung umfasst Kommen/Gehen, Projektzeiten, Urlaubsantrag und -genehmigung, Krankmeldung und eAU-Abruf, Gleitzeitkonto, Saldo-Auswertung und Abteilungsberichte.
Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat bei der Personalzeiterfassung starke Mitbestimmungsrechte: Par. 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG (Lage und Verteilung der Arbeitszeit), Par. 87 Abs. 1 Nr. 3 (Ueberstunden und Kurzarbeit), Par. 87 Abs. 1 Nr. 6 (technische Leistungsueberwachung). Eine Betriebsvereinbarung ist in Unternehmen mit Betriebsrat in der Regel Voraussetzung fuer die Einfuehrung eines neuen Systems.
Fuer kleine Betriebe (unter 10 Mitarbeitenden) ohne Betriebsrat gilt Par. 87 BetrVG nicht — der Arbeitgeber kann das System eigenstaendig einfuehren. Er bleibt jedoch an DSGVO, BDSG und ArbZG gebunden: Das Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) muss die Personalzeiterfassung als Verarbeitungstaetigkeit ausfuehren.
Abwesenheitsmanagement als Teil der Personalzeiterfassung: Moderne Systeme verwalten nicht nur Kommen und Gehen, sondern auch Urlaub (Antrag, Genehmigung, Saldo), Krankzeit (Meldung, eAU-Abruf, BEM-Trigger bei Langzeitkrankheit), Sonderurlaub (Heirat, Todesfall, Umzug), Elternzeit und Kurzarbeit. Diese Daten fliessen direkt in die Lohnabrechnung und in die Fehlzeitenstatistik.
Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) nach Par. 167 Abs. 2 SGB IX wird durch die Personalzeiterfassung ausgeloest: Nach mehr als 6 Wochen Arbeitsunfaehigkeit innerhalb von 12 Monaten muss der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden ein BEM-Gespraech anbieten. Digitale Systeme erkennen diesen Schwellwert automatisch und erinnern den HR-Verantwortlichen.
Diese Definition erklärt Personalzeiterfassung einfach und in eigenen Worten – die Erklärung ersetzt keine Rechtsberatung. Quelle: Zeiterfassung.CLOUD.