Projektzeiterfassung

Während die klassische Personalzeiterfassung nur festhält, dass und wie lange jemand gearbeitet hat, beantwortet die Projektzeiterfassung zusätzlich die Frage, woran gearbeitet wurde. Erfasste Zeiten werden Projekten, Kunden, Aufträgen, Maschinen oder Arbeitsschritten zugeordnet. Dadurch entsteht eine Datengrundlage, mit der sich Aufwände transparent machen, kalkulieren und weiterverrechnen lassen.

Die Zuordnung kann mehrstufig erfolgen. Üblich sind Hierarchien wie Kunde, Auftrag, Unterauftrag, Maschine und Arbeitsschritt, sodass eine gebuchte Stunde fein gegliedert werden kann. Der zugrunde liegende Projektbaum lässt sich manuell pflegen oder automatisch aus angebundenen Systemen wie ERP, CRM oder Helpdesk übernehmen, was Doppelpflege vermeidet.

Der zentrale Nutzen liegt im Projektcontrolling. Aus den erfassten Zeiten ergeben sich Soll-Ist-Vergleiche, Nachkalkulationen und Auswertungen nach Projekt, Tätigkeit oder Kostenstelle. Im Dienstleistungsgeschäft bildet die Projektzeit häufig die unmittelbare Basis für die Rechnungsstellung; in Produktion und Handwerk dient sie der Kostenstellenrechnung und der Bewertung der Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge.

Abzugrenzen ist die Projektzeiterfassung von der gesetzlich relevanten Arbeitszeiterfassung: Erstere dient betriebswirtschaftlicher Steuerung, letztere der Einhaltung von Arbeitszeit- und Lohnrecht. In der Praxis werden beide oft im selben System geführt, sodass eine Buchung gleichzeitig die Anwesenheit dokumentiert und einem Projekt zugeordnet wird. Die Erfassung erfolgt je nach Betrieb über App, Browser, Terminal oder Telefon.

Als Grenzen gelten der höhere Erfassungsaufwand – jede Tätigkeit muss bewusst zugeordnet werden – und die Gefahr ungenauer Buchungen, wenn Beschäftigte Zeiten erst nachträglich oder pauschal eintragen. Eine durchdachte, nicht zu tiefe Projektstruktur und einfache Buchungswege erhöhen Datenqualität und Akzeptanz.