Zeiterfassung für Reinigungskräfte – einfach erklärt

Reinigungskräfte arbeiten selten am Schreibtisch, sondern verteilt in Objekten, oft früh morgens oder spät abends und an wechselnden Einsatzorten. Genau für solche Branchen gilt eine verschärfte Pflicht: Nach § 17 MiLoG in Verbindung mit § 2a SchwarzArbG müssen Arbeitgeber im Gebäudereinigungsgewerbe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Papierlisten sind dafür schlecht geeignet: Sie werden spät oder gar nicht ausgefüllt, sind schwer zu kontrollieren und bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls angreifbar. Eine mobile Zeiterfassung per Smartphone löst das Problem direkt am Einsatzort – die Kraft bucht zu Arbeitsbeginn und -ende mit einem Tippen.

Hilfreich ist die Objektzuordnung: Beim Buchen lässt sich das jeweilige Objekt auswählen, optional mit Standortnachweis (GPS) oder einem NFC-Aufkleber vor Ort. So ist belegbar, wann in welchem Gebäude gearbeitet wurde – das dient zugleich der Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber und dem Nachweis gegenüber dem Zoll.

Wichtig ist der datenschutzkonforme Rahmen: Der Standort wird ausschließlich im Moment des Buchens erfasst, nicht als laufende Ortung während der Schicht. Das entspricht § 26 BDSG und der DSGVO; eine dauerhafte Bewegungsverfolgung wäre unzulässig. Biometrische Merkmale (z. B. Fingerabdruck am Terminal) sind nur mit ausdrücklicher Einwilligung erlaubt.

Für Objekte ohne verlässliches Mobilfunknetz gibt es autarke Terminals, die Buchungen lokal speichern und später an den Server übergeben. So bleibt die Erfassung auch im Keller oder Rohbau lückenlos. Die erfassten Zeiten fließen anschließend automatisch in Lohnabrechnung und Leistungsnachweis.

Für Reinigungsunternehmen bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand, saubere Nachweise bei FKS-Prüfungen und eine faire, minutengenaue Abrechnung für Mitarbeiter und Kunden – ganz ohne Zettelwirtschaft.