Zeiterfassung mit Lexware-Schnittstelle – einfach erklärt

Lexware ist in vielen kleinen und mittleren Betrieben das Programm für Lohn und Gehalt. Die eigentliche Arbeitszeit entsteht aber vorher – beim Kommen und Gehen der Mitarbeiter. Ohne Verbindung zwischen beidem müssen Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten von Hand übertragen werden, was Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.

Eine Zeiterfassung mit Lexware-Anbindung schließt diese Lücke: Die Software summiert die gebuchten Zeiten automatisch zu Lohnarten – Normalstunden, Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Urlaub und Krankheit – und stellt sie im passenden Format für den Import bereit. Die monatliche Abrechnung wird damit zur Kontrolle statt zur Fleißarbeit.

Technisch werden die Stammdaten (Personalnummern, Lohnarten) einmalig abgeglichen, danach läuft der Austausch regelmäßig und nachvollziehbar. Weil jede Buchung auf eine konkrete Zeiterfassung zurückgeht, bleibt die Abrechnung jederzeit prüfbar – wichtig für den Nachweis nach § 108 GewO (Entgeltabrechnung) und bei Prüfungen.

Neben Lexware werden in der Praxis auch DATEV Lohn und Gehalt sowie SAGE angebunden. Entscheidend ist, dass die Zuordnung der Lohnarten individuell konfigurierbar ist, denn jeder Betrieb rechnet etwas anders ab. Eine gemeinsam mit Steuerberatern entwickelte Lohnlogik vermeidet hier typische Übertragungsfehler.

Für die Mitarbeiter ändert sich nichts am gewohnten Buchen per App, Browser oder Terminal. Der Gewinn liegt in der Lohnbuchhaltung: weniger manuelle Nacharbeit, weniger Rückfragen und eine saubere Datenspur von der einzelnen Stempelung bis zur Gehaltsabrechnung.

So wird aus „Zeiterfassung und Lexware" ein durchgängiger Prozess statt zweier getrennter Inseln – rechtssicher dokumentiert und ohne doppelte Dateneingabe.