Zeiterfassung in Microsoft Teams – einfach erklärt

Viele Unternehmen arbeiten täglich in Microsoft Teams und möchten dort auch die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter festhalten. Teams selbst enthält mit der App „Schichten" (früher „Shifts") eine Uhr zum Ein- und Ausstempeln, inklusive Pausentaste und optionaler Standortabfrage beim Stempeln. Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen ist das ein brauchbarer Einstieg.

Die Grenzen zeigen sich, sobald die gesetzliche Dokumentationspflicht erfüllt werden soll. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig und objektiv aufgezeichnet werden. Die Teams-Schichtenuhr kennt jedoch keine automatische Pausen- und Überstundenberechnung, keine Gleitzeit- und Stundenkonten, keine Feiertagslogik und keinen revisionssicheren Export für die Lohnabrechnung.

Sinnvoll ist deshalb eine Arbeitsteilung: Teams bleibt die vertraute Oberfläche für die Kommunikation, während eine spezialisierte Zeiterfassung die eigentliche Zeitwirtschaft übernimmt. Die Buchung kann weiterhin bequem am Rechner erfolgen – über den Browser, eine Desktop-App oder ein Terminal – und die Software verrechnet daraus automatisch Soll- und Ist-Zeiten, Zuschläge und Urlaubsansprüche.

Gerade bei verteilten oder hybriden Teams ist das wichtig: Mitarbeiter im Homeoffice, im Büro und unterwegs sollen dieselben Regeln und dieselbe Auswertung erhalten. Eine webbasierte Erfassung funktioniert plattformunabhängig in jedem Browser und braucht keine Installation – damit lässt sie sich parallel zu Teams ohne Add-in oder Administratorrechte nutzen.

Datenschutzrechtlich gilt dasselbe wie bei jedem anderen Erfassungsweg: Die Standortabfrage darf nur beim bewussten Buchen erfolgen, nicht als laufendes Tracking, und biometrische Verfahren brauchen die ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten (§ 26 BDSG, Art. 9 DSGVO). Eine Zeiterfassung mit Serverstandort Deutschland und klaren Löschfristen schafft hier Rechtssicherheit, die eine reine Kollaborations-App nicht abbildet.

Fazit: „Zeiterfassung in Teams" ist kein Entweder-oder. Wer Teams schätzt, kann es als Eingabe- und Benachrichtigungskanal behalten und die rechtssichere Berechnung, Archivierung und Lohnanbindung einer dedizierten Zeiterfassung überlassen – ein Weg, der auch den Prüfmaßstab von Zoll und Finanzkontrolle Schwarzarbeit erfüllt.