Digitale Zeiterfassung für KMU – einfach erklärt

Digitale Zeiterfassung für KMU bezeichnet die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit in kleinen und mittleren Unternehmen – anstelle von handschriftlichen Listen oder manuell gepflegten Tabellen. Gemeint sind damit Begriffe wie Zeiterfassung für KMU, Zeiterfassung für kleine Unternehmen oder ein Zeiterfassungssystem für den Mittelstand. Der Zugriff erfolgt je nach Lösung über Browser, App oder ein Terminal, die erfassten Daten laufen in einer zentralen Datenbank zusammen.

Rechtlich ist die Erfassung keine Kür mehr: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 (Rechtssache C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit vorhalten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 (Beschluss 1 ABR 22/21) für Deutschland bestätigt und aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Unabhängig davon gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Arbeitszeitgesetz für werktägliche Arbeitszeiten über acht Stunden sowie für Sonn- und Feiertagsarbeit. Ein Referentenentwurf zur konkreten Ausgestaltung der elektronischen Erfassung sieht Erleichterungen und Übergangsfristen für sehr kleine Betriebe vor; die grundsätzliche Pflicht, Arbeitszeiten zu dokumentieren, besteht jedoch bereits heute für alle.

Bei den Kosten unterscheiden sich die Modelle deutlich. Reine Cloud-Lösungen werden häufig pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet und bewegen sich meist im niedrigen einstelligen Eurobereich; hinzu können Einrichtung, Terminals oder Zusatzmodule kommen. Für KMU, die eine eigene, vollständig getrennte Umgebung wünschen, ist ein Festpreis je Instanz oft kalkulierbarer: zeiterfassung.cloud etwa stellt eine exklusive Cloud-Instanz ab 50 Euro netto pro Monat bereit, inklusive Serverstandort Deutschland und monatlicher Kündbarkeit. Wichtig für den Vergleich ist nicht der niedrigste Grundpreis, sondern der Funktionsumfang, der ohne Aufpreis enthalten ist – etwa Lohnexport, mehrere Erfassungswege und automatische Auswertungen.

Bei der Auswahl sollten KMU auf die Punkte achten, die im Alltag wirklich Zeit sparen: eine einfache Einführung ohne Schulungsaufwand, flexible Erfassungswege vom Terminal bis zur Smartphone-App, verlässliche Pausen- und Überstundenregeln sowie eine saubere Schnittstelle zur Lohnabrechnung (etwa zu DATEV, SAGE oder LEXWARE). Je weniger Daten doppelt gepflegt werden müssen, desto geringer ist der laufende Aufwand – gerade dort, wo keine eigene Personalabteilung existiert. Ebenso zählt, dass sich das System mit dem Betrieb mitwächst, von fünf auf fünfzig Beschäftigte, ohne dass ein Wechsel nötig wird.

Der Datenschutz ist für KMU kein Hindernis, sondern eine Frage der Ausgestaltung. Da es sich um Beschäftigtendaten handelt, gelten die Datenschutz-Grundverordnung und ergänzend § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Entscheidend sind ein Serverstandort in Deutschland beziehungsweise der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO mit dem Anbieter, eine verschlüsselte Übertragung und Speicherung sowie eng am Bedarf ausgerichtete Zugriffsrechte. Von kostenlosen Diensten, die Daten in Drittländer übertragen oder keinen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten, sollten Betriebe bei Mitarbeiterdaten Abstand nehmen.

In der Praxis gelingt die Einführung am besten in kleinen Schritten: zunächst die Erfassungswege festlegen, dann Mitarbeiter und – bei Projektzeiten – die Auftragsstruktur anlegen, schließlich die Auswertungen und den Lohnexport einrichten. Wer von einer Excel-Lösung kommt, muss nicht alles umwerfen: Ein sinnvoller Mittelweg lässt die gewohnte Tabellenlogik bestehen, füllt sie aber automatisch aus der Software heraus. So wird aus der Pflicht zur Dokumentation ein schlankes, rechtssicheres Werkzeug, das kleine und mittlere Betriebe spürbar entlastet.